data publikacji
Orgatec

Jak zaaranżować biuro, by nie stracić pieniędzy i… pracowników? Na które rozwiązania warto postawić, a które pomysły wyglądają dobrze jedynie na papierze?

Funkcjonalność i ergonomia to podstawa. Biuro powinno być elastyczne i dawać możliwość rearanżacji przestrzeni w razie takiej potrzeby
Strefa dla klientów i kontrahentów, odwiedzających biuro, może być bardziej efektowna i reprezentacyjna, podkreślająca kreatywność, otwartość i silną pozycję firmy na rynku

Ostatnie lata to rewolucja na rynku nieruchomości komercyjnych w Polsce. Pojawia się wiele nowych inwestycji biurowych, a standard budynków jest coraz wyższy. Oznacza to dużą konkurencję na rynku wynajmu powierzchni, a co za tym idzie – wciąż umacniającą się pozycję klienta.

W związku z tym coraz więcej kosztów związanych z transakcją biorą na siebie właściciele budynków. Płacą za usługi agencji doradztwa na rynku nieruchomości, prowadzącej i wspierającej klienta w procesie relokacji. Dzięki temu może on korzystać z profesjonalnych usług, które nie obciążają budżetu firmy.

Kolejnym kosztem, który coraz częściej obciąża dewelopera, jest aranżacja nowego biura. W toku negocjacji właściciel stara się przekonać klienta do wybrania jego oferty, proponując pokrycie całości lub części kosztów zaprojektowania i urządzenia przestrzeni. Otwiera to całkiem nowe możliwości – dzięki tej praktyce klienci mogą zdecydować się na odważne, atrakcyjne projekty i odejść od zachowawczego podejścia, które było zazwyczaj definiowane przez działy finansowe firm.

Priorytety

Projektowanie aranżacji przestrzeni biurowej to proces, w którym ścierają się rozmaite siły i koncepcje. Kreatywność zderza się z pragmatyzmem (choć nie musi), ambicja posiadania reprezentacyjnego biura-wizytówki spotyka się z naturalną skłonnością księgowych do cięcia budżetów. Jak przejść przez ten proces, aby w efekcie zrealizować najlepszy projekt i nie wydać na niego fortuny?
Trzeba przede wszystkim odpowiedzieć na pytanie, po co jest biuro i do czego ma służyć.

– Projektując przestrzenie biurowe staramy się znaleźć złoty środek pomiędzy oczekiwaniami klienta i jego pracowników, jednocześnie trzymając się założeń budżetowych. Biuro to przede wszystkim miejsce pracy. Funkcjonalność i ergonomia to podstawa, pracownicy powinni mieć zapewnione optymalne warunki, by móc efektywnie wykonywać swoje obowiązki. Powinno być elastyczne i dawać możliwość rearanżacji przestrzeni w razie takiej potrzeby. Użyteczność przede wszystkim – podkreśla Monika Szawernowska, Prezes Zarządu pracowni architektonicznej Concept Space.

Architekci, tworzący projekt, powinni przede wszystkim patrzeć na klienta, dopiero później na swoje portfolio.

– Czasem kreatywność zbliża się do granic absurdu. Dzieje się tak, gdy staje się wartością samą w sobie i traci kontekst faktycznego przeznaczenia projektowanej przestrzeni. Fajerwerki są efektowne i potrafią oczarować klienta, dobrze się sprzedają na spotkaniach koncepcyjnych. Co jest jednak największą nagrodą dla projektanta? Zadowoleni pracownicy i inwestor. Oznacza to, że aranżacja realnie odpowiedziała na ich potrzeby. To znacznie większa wartość i satysfakcja, niż publikacja artykułu o projekcie w modnym magazynie branżowym – dodaje Szawernowska.

Jak przygotować dobry projekt?

Podstawową wartością jest doświadczenie architekta. Praktyka zawodowa weryfikuje, które rozwiązania się sprawdzają, a które nie.

– Nasz zespół tworzą architekci z wieloletnim stażem, którzy mają za sobą wiele zrealizowanych projektów dla firm z różnych branż. Wiedzą, w jaki sposób skutecznie diagnozować potrzeby klienta i jego pracowników. Potrafią przewidywać skutki zaproponowanych rozwiązań. Prowadzą nieustanny dialog z klientem i wspierają go swoją wiedzą przez cały czas trwania projektu – zaznacza Szawernowska.
Dobry architekt potrafi przyjąć właściwe priorytety i dostosować projekt nowego biura do roli, jaką ma pełnić. Projektuje każdą ze stref zgodnie z jej przeznaczeniem. Przestrzeń dla pracowników musi być funkcjonalna i stwarzać komfortowe warunki pracy. Strefa dla klientów i kontrahentów, odwiedzających biuro, może być bardziej efektowna i reprezentacyjna, podkreślająca kreatywność, otwartość i silną pozycję firmy na rynku. Strefy wspólne, takie jak kuchnia czy przestrzeń do wypoczynku, mogą mieć odważną formę, kontrastującą ze spokojną aranżacją przestrzeni do pracy.

Dobre pomysły, złe pomysły

Które koncepcje wystroju biura mają sens, a które nie i dlaczego? Nie ma rozwiązań w 100 proc. uniwersalnych, każde musi być dostosowane do profilu i charakteru firmy. Biura projektowe prześcigają się w kreatywnych rozwiązaniach, aby uwieść klienta niebanalnymi, oryginalnymi rozwiązaniami. Nie wszystkie są jednak wystarczająco przemyślane.

Przykładem jest nieumiejętne wprowadzanie naturalnej zieleni do wnętrz, na przykład ścian pokrytych mchem. To koncepcja, której wszyscy przyklaskują w chwili otwarcia nowego biura. Potem przyklaskują mniej, a po pewnym czasie patrzą za nie z irytacją. Dlaczego? Ponieważ wymagają nieustannej obsługi, wprowadzają wilgoć do wnętrza, łatwo się niszczą – czyli nie realizują podstawowego założenia, jakim jest funkcjonalność. Zamiast być atrakcją, stają się utrapieniem.

Jasne meble pięknie wyglądają na projekcie, gorzej się sprawują – po kilku miesiącach widać na nich ślady eksploatacji i tracą elegancki wygląd. Coraz bardziej popularne hockery nie zawsza są funkcjonalne – kobiety noszące spódnice źle się na nich czują.

Teoria i praktyka

Modnym i lansowanym ostatnio rozwiązaniem są mobilne miejsca pracy. Pracownicy nie są przypisani do biurek, po przyjściu do biura wybierają miejsce, które jest wolne. W teorii to świetne rozwiązanie, które sprzyja efektywności, ponieważ pracownicy nie gromadzą zbędnych rzeczy i wybierają takie miejsca, które najbardziej odpowiadają profilowi ich zajęć danego dnia. W praktyce Polacy są przyzwyczajeni do swoich miejsc pracy, urządzają je zgodnie ze swoimi zwyczajami, stawiają na biurkach zdjęcia bliskich i tworzą w ten sposób swoje, zindywidualizowane stanowisko pracy.

Czy zmienianie tego na siłę ma sens? Niekoniecznie. Równie modne jest tworzenie w biurach przestrzeni wspólnych o dużych powierzchniach i wyposażanie ich w liczne atrakcje, mające umilać czas, którzy pracownicy spędzają w biurze. Bez wątpienia są branże, które takich rozwiązań potrzebują – na przykład agencje reklamowe czy developerzy gier komputerowych. Często jednak kończy się tak, że ze stref nikt nie korzysta i zabierają one cenne miejsce, przez co pracownicy muszą gnieździć się w zatłoczonej przestrzeni back office. Coś, co miało im służyć, staje się źródłem frustracji.
Istotną kwestią jest dobranie kolorów.

– Są miejsca, które dają większą swobodę wyboru kolorystyki. Takie strefy to recepcja, części wspólne czy przestrzenie, w których przyjmuje się gości: mocne, intensywne barwy nie przeszkadzają, dodają pomieszczeniom wyrazistego charakteru. Z kolei miejsca, gdzie przebywają pracownicy, powinny mieć stonowane barwy, sprzyjające koncentracji i spokojnej pracy. Mocne kolory rozpraszają i przeszkadzają, gdy patrzy się na nie przez wiele godzin – tłumaczy Monika Szawernowska.

Ważne, aby architekt projektując biuro wykorzystywał uwarunkowania, wynikające z jego budowy. Pracownicy powinni mieć dostęp do światła dziennego, z kolei w miejscach zaciemnionych można ulokować przestrzenie wspólne, w których pracownicy spędzają niewiele czasu.

Marzenia vs rzeczywistość

Aktualna sytuacja, w której część lub całość budżetu na aranżację biura obciąża właściciela a nie klienta, sprzyja realizacji ciekawych projektów. Mimo tego, choć zleceniodawcy często zaczynają od bardzo odważnych koncepcji, z czasem rezygnują z nich decydując się na „bezpieczne”, czyli zachowawcze rozwiązania. Dlaczego?

W sytuacjach, w których klient partycypuje w kosztach aranżacji, często decyduje budżet – plany finansowe są obcinane, co wymusza modyfikację projektu. Jednak nie zawsze decydują o tym pieniądze. Zdarza się, że projekty przechodząc przez kolejne konsultacje wewnątrz firmy, są stopniowo pozbawiane innowacyjnych, śmiałych akcentów. Wygrywa to, co wszyscy znają, czyli standard. Niepotrzebnie, bowiem architekci są w stanie pogodzić oczekiwania pracowników z interesującymi rozwiązaniami, które sprawiają, że projekt wyróżnia się na tle innych.

Badania i analizy – potrzeba czy marketing?

Nic nie zastąpi doświadczenia i eksperckiej wiedzy profesjonalnych architektów. Istnieją jednak narzędzia, które przydają się w procesie projektowania. Jednym z nich są badania workplace, czyli analiza środowiska pracy.

– Wykorzystanie takich narzędzi ma sens zwłaszcza w przypadku zmiany specyfiki powierzchni, która zajmuje klient, na przykład przy przeprowadzce z kamienicy do nowoczesnego biurowca. Infrastruktura i warunki są całkowicie odmienne, dlatego analiza potrzeb pracowników musi być przeprowadzona gruntownie, aby odpowiednio dostosować nową powierzchnię do specyfiki pracy firmy. W innych przypadkach najważniejsza jest informacja o dotychczasowym charakterze pracy biura. Na podstawie takich danych architekt wraz z klientem przygotowuje tzw. space plan, będący podstawą pracy przy projekcie. Gdy jest prawidłowo przygotowany, stanowi zestaw precyzyjnych wytycznych, które architekt stosuje w procesie planowania aranżacji – tłumaczy Monika Szawernowska.

Architekt jest w takich przypadkach podstawowym źródłem wiedzy dla klienta, a budżet przeznaczony na dodatkowe badania i analizy lepiej przekierować na dofinansowanie wyposażenia biura w sprzęt, z którego korzystają na co dzień pracownicy: ergonomiczne fotele czy dobrze zaprojektowane biurka.

Najnowsze trendy, przykładowo zatrudnianie psychologa, stanowiącego wsparcie dla zespołu przy przeprowadzce, należy raczej zakwalifikować do działań marketingowych, budujących wizerunek firmy.

Nowe biuro. Jak się przeprowadzić, by zyskać

Przeprowadzka do nowego biura zazwyczaj wiąże się z wydatkami, zabiera sporo czasu i powoduje stres w zespole. Dlatego warto szczególne zadbać o to, aby nowe biuro stanowiło prawdziwą wartość dodaną dla firmy i jej pracowników.

Podstawą jest korzystanie z wiedzy ekspertów, w tym przypadku – architektów, którzy mają odpowiednie doświadczenie i są w stanie dostosować projekt do priorytetów danej organizacji. Stosowanie rozwiązań, które są efektowne, ale całkowicie niepraktyczne, generuje duże koszty. Dodatkowo, zamiast stanowić atrakcję dla pracowników, często sprawia problemy i wywołuje frustrację personelu. W ten sposób można skonsumować pokaźny budżet i znaleźć się w punkcie wyjścia.


Korzystanie z doradztwa profesjonalnych architektów nie tylko poprawia jakość aranżacji, również przekłada się na oszczędności. Niewiedza kosztuje – tak jest i w tym przypadku.

 

 

1 1 1 1 1 1 1 1 1 1
5.0