data publikacji
Orgatec

Polski pracownik biurowy traci średnio aż 19 dni rocznie przez przestarzałe, mało wydajne technologie. To wniosek z badań, przeprowadzonych przez Sharp.

Firmy muszą zdać sobie sprawę z tego, jak kluczowe są technologie, zsynchronizowane ze zmieniającymi się potrzebami pracowników, umożliwiające poprawę produktywności

19 straconych dni – to prawie tyle, ile trwa przeciętny urlop. Ta liczba wydaje się niewiarygodna! Na ten wynik składa się m.in. czas zmarnowany na wyszukiwanie potrzebnych plików na serwerze (średnio 21 minut dziennie!), sześć minut oczekiwania na start drukarki, a dziewięć – to oczekiwanie na wydruki...
W ten sposób zbiera się na ponad 35 minut straconego czasu każdego pracownika dziennie, co równa się straconym 148 godzinom (w sumie czterem tygodniom) każdego roku.

Ankietę przeprowadzono wśród 500 pracowników biurowych w Polsce. Blisko 73 proc. ankietowanych stwierdziło, że w miejscu pracy mają do dyspozycji przestarzałe urządzenia i  technologie. Aż 46 proc. twierdzi, że gdyby ich biura były lepiej wyposażone pod względem technologicznym, ich wydajność byłaby na pewno wyższa.

Technologie są po to, by ułatwiać nam życie i pomagać pracować szybciej, wydajniej. Jednak w rzeczywistości przestarzałe i skomplikowane w użytkowaniu rozwiązania technologiczne spowalniają pracę i sprawiają, że pracownicy po prostu marnują czas – podkreśla Adam Bieniewski, Marketing Manager, Sharp Electronics CEE. – Przestoje mogą prowadzić do niewykorzystania cennych możliwości biznesowych, zmniejszenia zysków, a nawet utraty pracowników. Firmy muszą zdać sobie sprawę z tego, jak kluczowe są technologie, zsynchronizowane ze zmieniającymi się potrzebami pracowników, i umożliwiające poprawę produktywności zespołów, a jednocześnie zwiększające poziom motywacji i produktywności w miejscu pracy.

Jak można odzyskać stracony czas?
– W Sharpie projektujemy produkty, które są skuteczne i proste w użytkowaniu, ułatwiają automatyzację rutynowych zadań – podkreślają eksperci. – Ale posiadanie odpowiedniego sprzętu i oprogramowania to jeszcze nie wszystko. Priorytetem jest wydajność i zmiana dotychczasowych zachowań.

Clare Evans, ceniona ekspertka od zarządzania czasem (autorka bestsellerowego poradnika Time Management for  Dummies), stworzyła we współpracy ze specjalistami z firmy Sharp zestaw wskazówek, które mogą się przydać w każdym biurze, niezależnie od jego wielkości i budżetu.

Dzięki 19 konkretnym radom Claire Evans (po jednej na każdy zmarnowany dzień roku!) na pewno uda się odzyskać te minuty i godziny:

1.    Najwięcej czasu (ok. 22  minut dziennie) marnujemy na poszukiwanie potrzebnych plików i dokumentów. Warto ustalić ze współpracownikami standardowy sposób zapisywania ich nazw i trzymać się tego w codziennej pracy. To powinno sprawić, że pliki będą łatwiejsze do odnalezienia.

2 . Nierzadko okazuje się, że na potrzebnym nam do pracy dokumencie pracuje właśnie nasz kolega. Proszenie o zrobienie kopii i przesyłanie jej mailem czy skanem – to strata czasu dla obojga pracowników. Najlepiej więc przechowywać pliki w chmurze, tam je udostępniać i zapisywać – dokumenty są dostępne dla kilku osób jednocześnie (nawet tych pracujących mobilnie poza biurem!).

3.    Gromadź pliki w miejscu dającym możliwość inteligentnych opcji wyszukiwania (na wypadek, gdy twoi współpracownicy zapomną o radzie numer 1). Wiele profesjonalnych chmur i serwerów do przechowywania dokumentów daje takie możliwości, wykraczające daleko poza biurowe standardowe systemy operacyjne.

4.    Jeżeli wyszukiwanie plików jest prawdziwą bolączką organizacji, należy rozważyć użycie narzędzi do zarządzania dokumentami, które pomagają automatycznie zapisać, oznaczyć i zarchiwizować dokumenty. Sharp dodatkowo rekomenduje w takim przypadku użycie Cloud Portal Office – systemu do zarządzania dokumentami w chmurze.

5.    Warto skonsultować się z pracownikami – czy mają poczucie, że pracują na odpowiednich narzędziach i czy posiadają o nich wystarczającą wiedzę. Regularnie przeprowadzane kursy i szkolenia pozwalają optymalnie wykorzystać możliwości posiadanych urządzeń biurowych.

6.    Stwórz realistyczny, przemyślany budżet na technologie i konsekwentnie się go trzymaj. Pamiętaj przy tym o kosztach wsparcia i regularnego serwisu, co zapobiegnie przestojom w pracy (i marnowaniu cennych minut, np. w oczekiwaniu na dostarczenie do biura brakującego tonera).

7.    Pilnuj zaplanowanego budżetu, ale nie żałuj na dobrą, nowoczesną technologię. Miej na uwadze fakt, że zakup  taniej drukarki nabiurkowej to jedynie doraźna oszczędność . Gdy zsumuje się czas spędzony przez pracowników na drukowaniu oraz oczekiwaniu na gotowe wydruki w dłuższym okresie czasu, biorąc pod uwagę mniejszą wydajność urządzenia i wyższe koszty eksploatacyjne – widać, że w efekcie na dłuższą metę traci się więcej czasu i pieniędzy.

8.    Inwestuj w technologie i rozwiązania, które będą „rosły” wraz z firmą – nie warto tracić czasu na wymianę urządzeń i naukę korzystania z nowych, gdy istnieje możliwość rozbudowy  posiadanej floty urządzeń i upgrade’owania ich funkcji i możliwości  (np. linia MX Sharp, którą można zaktualizować o zaawansowane funkcje).

9.     Przy wyborze urządzeń drukujących zwróć uwagę na ich czas nagrzewania się. Sharp poleca urządzenia MFP z czujnikiem ruchu (drukarka włącza się, gdy „widzi” zbliżającego się użytkownika).

10.    Wyłącz alerty i powiadomienia, które zbyt często odrywają nas od bieżących zadań. To Ty decydujesz, kiedy i jakimi zadaniami się zająć!



To dopiero połowa porad, przygotowanych prze Clare Evans i ekspertów z Sharp dla pracowników biurowych. Więcej praktycznych wskazówek znajdziecie w bezpłatnym poradniku „Odblokuj 19 dni, które rocznie marnuje każdy pracownik” pod tym linkiem (KLIKNIJ)

 


 

Aby dowiedzieć się więcej o rozwiązaniach Sharp dla biznesu: www.sharp.pl, www.linkedin.com/company/sharp-eu



 

1 1 1 1 1 1 1 1 1 1
5.0