data publikacji

Czy kolejka do drukarki wpływa na efektywność pracowników? Jak oszczędzić nawet 40 proc. przestrzeni na biurku? Lean management i ergonomia dają nowe możliwości.


Poniżej kilka porad ekspertów, którzy podpowiadają, jak oszczędzać czas, pracować szybciej i lepiej.
- Prawdopodobnie jeszcze żadna firma nie zbankrutowała dlatego, że w biurze zalegały niepotrzebne zapasy papieru, odległości między biurkami były zbyt duże, a pracownicy nachylali się do monitorów. Jeśli jednak na biurku rośnie bałagan, przeniesienie potrzebnego dokumentu zajmuje dużo czasu, a do drukarki od rana ustawia się kolejka, to gołym okiem widać, że pracownicy tracą czas – mówi Katarzyna Szczupał-Vieweg, prezes firmy Staufen Polska.

Od czego zacząć?

Biurka i ich organizacja: należy je uporządkować i ustandaryzować oraz zapewnić ich funkcjonalność. – System szuflad musi być pojemny, umożliwiać logiczną segregację dokumentów i łatwe wyciąganie przedmiotów, lekko się otwierać i tak samo zamykać. Z naszych doświadczeń wynika, że najlepiej sprawdzają się systemy modułowe, które łatwo dostosować do swoich potrzeb – mówi Magdalena Dymek z firmy Häfele, producenta i dystrybutora okuć meblowych.
Na biurku powinny się znaleźć rzeczy przydatne każdemu pracownikowi (telefon, długopis, notatnik). Rzeczy mniej potrzebne (zszywacz, spinacze itp.) mogą leżeć w dostępnej dla wszystkich szafie.
Miejsce na komputer: umieszczenie monitora na specjalnym wysięgniku powoduje, że pracownik męczy się mniej, a przede wszystkim dba o swój kręgosłup. – Dobrze jest, jeśli takie ramię pozwala regulować orientację monitora w pionie, poziomie, a także przybliżać i oddalać – dodaje Magdalena Dymek. Można w ten sposób oszczędzić również miejsce na biurku i uzyskać nawet do 40 proc. powierzchni.
Tablica z harmonogramem: informacja, kto jest obecny danego dnia, ułatwi pracę wszystkim oraz pomoże w planowaniu zadań. Wspólne sprzęty w centrum: drukarki, kserokopiarki czy skanery warto ustawić w centralnym miejscu, tak aby każdy z pracowników miał do nich łatwy dostęp. Dzięki temu oszczędzimy czas. Jeśli jest to niemożliwe, dwie drukarki można ustawić w dwóch przeciwległych miejscach biura.

Kanban – sposób na uzupełnianie zapasów

Z języka japońskiego kanban to szyld informujący. Taki szyld, tabliczka czy zwyczajna kartka może być znakiem, że kończy się np. papier do drukarki. Na półce jest miejsce dla czterech ryz papieru. Na pierwszej ryzie od dołu kładziemy kanban (np. żółtą kartkę), a na nim kolejne trzy ryzy. Gdy te się skończą, pracownik przynosi kanban do osoby zamawiającej papier, a ta wie, że musi to zaraz zrobić, bo niedługo skończy się zapas.
Kanban można przełożyć na wiele aspektów pracy biurowej: na uzupełnianie papierowych ręczników, kawy, ciastek dla gości itd. – Należy tylko obliczyć, kiedy powinniśmy złożyć odpowiednie zamówienia, żeby nie zdarzyło się tak, że zrobimy to za późno – mówi Katarzyna Szczupał-Vieweg. – Z kolei jeśli zrobimy to zbyt wcześnie, to powstanie zapas, który będzie wymagał dodatkowej przestrzeni i czasu pracowników, a to generuje niepotrzebne koszty.
Sama „szczupła” organizacja przestrzeni biurowej nie wystarczy. – Pełny efekt pozwala osiągnąć dopiero optymalizacja procesów administracyjnych. Ale funkcjonalna przestrzeń biura, jak
i poszczególnych stanowisk, sprzyja wprowadzeniu i utrzymaniu przejrzystych, efektywnych procesów – podsumowuje Katarzyna Szczupał-Vieweg.


Celem „szczupłego zarządzania” w biurze jest jak najlepsze wykorzystanie czasu i energii pracowników – kryterium to potrzeby klienta. Poza tym można pracować szybciej i lepiej, a przy tym być bardziej elastycznym. Efektem końcowym zastosowania „szczupłego zarządzania” w biurze jest eliminacja marnotrawstwa i skrócenie czasu procesów – a przez to redukcja kosztów.

1 1 1 1 1 1 1 1 1 1
4.8