data publikacji
Orgatec

Jak pracować mądrzej, lepiej wykorzystywać czas? Czy wielozadaniowość jest dobra? Dlaczego warto delegować część obowiązków? O tym mówi ekspert z firmy Citrix.

Fot. Orgatec / Koelnmesse

Prowadzenie własnego biznesu nie zawsze jest łatwe. I choć wiele wyzwań, z którymi musi mierzyć się mały przedsiębiorca jest unikalnych dla danej firmy i branży, w której działa, istnieje także część wyzwań „uniwersalnych”, z którymi borykają się właściwie wszyscy przedsiębiorcy w pewnym momencie prowadzenia swojej działalności.

Oto trzy wspólne wyzwania, stojące przed drobnymi przedsiębiorcami oraz wskazówki, jak je rozwiązywać


Wyzwanie nr 1: Brak określonych umiejętności.

Jako przedsiębiorcy musimy posiadać wiele różnych umiejętności, jednakże nie wszystkie z nich przychodzą nam łatwo. Zawsze będą pewne aspekty prowadzenia działalności gospodarczej, które nie są dla nas naturalne i taki stan rzeczy jest jak najbardziej normalny. Najważniejsze jest to, aby rozpoznać te obszary i znaleźć odpowiednie sposoby sprostania im tak, aby nie narastały i nie stały się coraz większym problemem dla naszej firmy.

Rozwiązanie 1: Zainwestuj w siebie

Jeśli jesteś początkującym przedsiębiorcą, być może niektóre procedury są dla Ciebie niezrozumiałe i trudne, gdyż nigdy wcześniej nie musiałeś się z nimi mierzyć. To oznacza, że jeśli zainwestujesz w siebie, a tym samym w rozwój swojej firmy, zdobędziesz doświadczenie i nauczysz się nowych umiejętności.
Nieważne, w jakim aspekcie działalności gospodarczej potrzebujesz pomocy – istnieje wiele różnych możliwości i dostępnych zasobów (również tych nieodpłatnych), które mogą pomóc ci zdobyć potrzebną wiedzę, takich jak kursy online, specjalistyczne periodyki czy też znalezienie odpowiedniego mentora biznesowego.

Rozwiązanie 2: Znajdź partnera biznesowego

Samodzielne prowadzenie działalności gospodarczej nie jest łatwe i niekoniecznie sprawdza się w przypadku każdego – szczególnie, jeśli firma działa w specjalistycznym sektorze.
Jeśli nie dysponujemy dostateczną wiedzą w zakresie części działań, które realizuje nasza firma, warto rozważyć znalezienie partnera biznesowego, który taką wiedzę posiada i będzie prowadził firmę razem z nami. Można szukać takiej osoby zarówno online, jak i wśród osób, które znamy zarówno prywatnie jak i służbowo. 

Rozwiązanie 3: Deleguj zadania

Poszczególne zadania wpisujące się w zakres naszej działalności mogą być delegowane naszemu pracownikowi, można także zatrudnić freelancera lub wykorzystać odpowiednio do tego celu stworzone oprogramowanie, które pozwoli nam je wykonać.
Przykładowo, jeśli księgowość jest dla nas niezrozumiała i stanowi problem, można skorzystać z szeregu dostępnych narzędzi online, takich jak choćby darmowe programy do fakturowania. Z kolei jeśli chcemy bardziej zagłębić się w content marketing a nie wiemy, jak stworzyć właściwą treść, można za pośrednictwem internetu zatrudnić freelancera, który posiada dostateczną wiedzę w tym zakresie.

Wyzwanie nr 2: Ograniczenia czasowe

Ograniczenia czasowe stanowią problem dla wszystkich w obecnych czasach, ale dla przedsiębiorców to jeszcze większe wyzwanie. Jesteśmy stale zajęci i codziennie mamy szereg obowiązków i zadań do wykonania.
Czasem dochodzi wręcz do paradoksu, gdyż czujemy, że nie mamy nawet czasu by pomyśleć o tym, jak wygenerować choć chwilę dla siebie. Oto kilka porad w tym zakresie:

Rozwiązanie 1: Pracuj mądrzej

Chcemy pracować mądrzej i zarazem wydajniej, jednak duża część z nas nie do końca wie, jak to osiągnąć. Istnieje wiele drobnych i zarazem łatwych sposobów, by to osiągnąć. Na początek kilka pomysłów:

- Ustal priorytety i zaplanuj swój dzień - należy określić, co należy zrobić danego dnia, w danym tygodniu czy miesiącu i odpowiednio ten plan egzekwować.

- Ogranicz wielozadaniowość - często poświęcamy czas na zadania, które nie muszą być wykonane w danym momencie i można je zrobić w innym czasie, o wiele szybciej.

- Podpatruj i ucz się od innych - książki, artykuły, strony www czy blogi poświęcone rozwojowi osobistemu i podwyższaniu własnej efektywności stanowią doskonałe źródło wiedzy i z pewnością mogą dać nam szerszy wgląd w to, jak pracować mądrzej i wydajniej.

- Poznaj siebie! Niektóre osoby są bardziej efektywne w pracy w godzinach porannych, inne z kolei są w stanie zrobić o wiele więcej w godzinach wieczornych. Zrozumienie, jakiem typem osoby jesteś (skowronkiem czy sową) pozwoli Ci lepiej zaplanować dzień, działać bardziej efektywnie, ale także wygospodarować czas wolny dla siebie.

- Nie bój się korzystać z nowoczesnych rozwiązań – staraj się stosować w codziennej pracy nowe trendy oraz rozwiązania IT. Wiele z nich jest w stanie usprawnić naszą pracę i oszczędzić czas, jak chociażby przechowywanie części danych w chmurze i dostęp do nich (np. z urządzeń mobilnych).

Rozwiązanie 2: Ustal priorytety na poszczególne działania

Bez względu na to, jak dużo mamy czasu oraz zadań do wykonania, nie będą one zrobione szybko i właściwie, jeśli nie mamy określonego planu działania.
Ustalenie priorytetu dla poszczególnych działań jest kluczowe. Tym samym najważniejsze zadania zostaną zrobione w pierwszej kolejności, a jeśli na inne zabraknie czasu, nie będzie to dużym kłopotem. Warto również wykonywać najbardziej żmudne i najtrudniejsze zadania jako pierwsze, by nie tracić czasu na zwlekanie z nimi.

Rozwiązanie 3: Deleguj działania

Najprostszą metodą na wygenerowanie wolnego czasu jest przeniesienie części swoich zadań na kogoś innego. Może się to wiązać z zatrudnieniem nowej osoby lub zawarciem umowy, by korzystać z określonych zasobów i oprogramowania.
Ustalenie priorytetów to pierwszy krok – gdy to zrobimy ławo można określić, które z zadań nie wymagają naszego udziału ale także, które z nich nie są warte poświęcania im własnego czasu i warto je zlecić komuś innemu. 

Wyzwanie nr 3: Pozostać zorganizowanym

Choć dla drobnych przedsiębiorców może okazać się to trudne, właściwa organizacja pracy pozostaje kluczem dla własnej efektywności i skuteczności. Zatem tak ważne jest, aby znaleźć sposób na opanowanie tej sztuki. Na szczęście jest to jeden z tych obszarów, dla których istnieje wiele dostępnych i przydatnych narzędzi i aplikacji, które pomagają to osiągnąć. Oto kilka z nich.

Rozwiązanie 1: Aplikacje do zarządzania projektem

Czasem bywa kłopotliwe pamiętanie o tym, na jakim etapie realizacji danego projektu, nad którym pracujemy jesteśmy oraz co jeszcze pozostało do zrobienia. Wiele różnych aplikacji może pomóc nam w monitorowaniu każdego z nich, w tym na jakim etapie prac jesteśmy oraz co jeszcze musimy zrobić.

Rozwiązanie 2: Aplikacje z listą „do zrobienia”

Ten rodzaj aplikacji jest w stanie pomóc nam monitorować wszystkie zadania, które mamy do zrobienia w ciągu dnia. Pracę nad zadaniami spisanymi na liście można rozłożyć na cały dzień i śledzić, co zostało już zrobione oraz co wciąż pozostaje do wykonania.

Rozwiązanie 3: Klient poczty email

Efektywność naszej pracy może być zakłócona poprzez nieodpowiednio zorganizowane skrzynki email, które często są „zaśmiecone” stosem niepotrzebnych oraz nieuporządkowanych informacji.
Właściwy klient poczty email może pomóc nam w ich segregacji, w tym w tworzeniu folderów, oznaczaniu priorytetów etc. Można także monitorować wiadomości, które należy wykonać – w tym te, na które można np. odpowiedzieć w późniejszym czasie czy też te, które wymagają dodatkowych działań, jak np. sprawdzenia danych etc.


Autor: Wolfgang Mayer, Generalny manager Citrix na Europę Wschodnią i Austrię

 

1 1 1 1 1 1 1 1 1 1
2.5