data publikacji

O czym trzeba wiedzieć, aby zorganizować idealną imprezę firmową?

- Warto zacząć od podstaw. Prawidłowo ułożony plan pozwoli zaoszczędzić managerowi cenny czas, pieniądze oraz uniknąć ewentualnych problemów. Pomocne okaże się także zatrudnienie agencji eventowej – radzi Przemysław Grudziński, Prezes Zarządu PG Promotion.
Na przestrzeni ostatnich kilku lat cykliczne przygotowywanie imprez firmowych wkroczyło w biurową rzeczywistość i stało się obowiązkiem współczesnego managera. Eventami nazywane są każdego rodzaju wydarzenia specjalne, które organizowane są, aby osiągnąć zamierzone przez firmę cele. Obserwowane trendy pokazują, że imprezy firmowe pomagają zarówno w integracji pracowników, poprawie wizerunku przedsiębiorstw, jak i we wsparciu sprzedaży produktów czy usług. Każdy event powinien być zorganizowany na najwyższym poziomie. Jak tego dokonać?

Znaj cel, pamiętaj o budżecie

Punktem wyjściowym jest ustalenie celu - trzeba zbadać, co dokładnie firma chce osiągnąć organizując takie wydarzenie. Bardzo często kadrze managerskiej zależy na integracji pracowników, ale nie tylko. Może to być również chęć nagrodzenia najlepszych członków zespołu, celebracja wprowadzenia nowego produktu na rynek, Wigilia czy też pożegnanie odchodzącego pracownika.
Nierozerwalnie z celem związane będzie ustalenie potrzeb, czyli określenie charakteru wydarzenia oraz grupy docelowej. Jeśli jest to event skierowany do osób, codziennie rywalizujących w pracy, należy zapewnić im rozrywkę, w której będą konkurować ze sobą w mniej oficjalnych warunkach. Managerów wyższego szczebla można natomiast sprawdzić w zajęciach bardziej wymagających, gdzie swoje zarządcze umiejętności będą musieli wykorzystać w praktyce. Jeśli wśród członków zespołu znajdują się obcokrajowcy, z pewnością zainteresują ich rozrywki związane z polskimi obyczajami i kulturą. 
Każda wymieniona aktywność wymaga innych nakładów, dlatego trzecim etapem jest określenie budżetu. Firma powinna zdecydować, ile jest w stanie przeznaczyć na pełną organizację wydarzenia. Dokładny plan finansowy pozwoli ustalić rodzaj i przebieg imprezy oraz określić niezbędne do osiągnięcia tego celu środki.
Następnie zadbać trzeba o wszystkie elementy organizacyjne, takie jak: zapewnienie miejsca eventu, ustalenie menu, wybór zespołu, jeśli taki ma się pojawić i wiele innych. Na tym etapie następuje także skompletowanie materiałów i sprzętu. Firma decyduje jakie środki wykorzystać do organizacji danego wydarzenia. Chodzi o dobranie odpowiedniego oświetlenia, nagłośnienia, wybór wielkości sceny, scenografii, multimediów czy ilości miejsc siedzących. W międzyczasie warto zadbać także o prawny aspekt, czyli o zapewnienie ochrony przeciwpożarowej czy inne pozwolenia, np. na organizację imprezy masowej.
Nieodłącznym procesem w trakcie kompletowania jest logistyka. Punktem wyjściowym jest dobór odpowiedniego personelu, w tym ekipy realizacyjnej czy montażowej. Dzięki nim wszystko przygotowane zostanie na czas i z najwyższą starannością. Do tego etapu zaliczyć warto także aspekt transportowy. Dobra logistyka pozwoli szybko i sprawnie dopracować kluczowe elementy wydarzenia i dzięki temu można przejść do ostatniego etapu, a mianowicie realizacji eventu, który po wykonaniu wcześniejszych kroków powinien przebiegać sprawnie i bez zakłóceń.

Doświadczenie i organizacja

Jak widać, zorganizowanie imprezy firmowej od A do Z nie jest łatwym zadaniem. Potwierdza to fakt, że na polskim rynku mamy do czynienia z coraz większą liczbą firm specjalizujących się wyłącznie w przygotowywaniu tego typu wydarzeń. Obserwując ubiegłe lata, możemy stwierdzić, że klienci coraz częściej dostrzegają korzyści płynące z zatrudniania agencji eventowych. Dzięki doświadczeniu tych podmiotów w branży, są one w stanie za każdym razem zorganizować imprezę na wysokim poziomie.
Jakie plusy niesie za sobą współpraca z agencją? - Po pierwsze, na co dzień zajmują się one organizowaniem imprez firmowych, dlatego wypracowały już know-how, dzięki któremu przygotowują wydarzenia zawsze dopasowane do celu i potrzeb klienta. Po drugie, podmioty zajmujące się organizacją imprez wiedzą, z jakimi problemami mogą się spotkać w trakcie przygotowywania eventu, zarówno na etapie planowania, logistyki jak i samej realizacji – wylicza Przemysław Grudziński, Prezes Zarządu PG Promotion. - Dzięki temu są w stanie już na wstępie wyeliminować ryzyko potencjalnych błędów. Agencje za każdym razem przygotowują wiele możliwych wariantów. Plan B może znaleźć zastosowanie w przypadku nieoczekiwanych zdarzeń, które mogłyby zakłócić poprawny przebieg wydarzenia. Dodatkowym plusem jest fakt, iż firmy eventowe znają aktualne oferty podmiotów, takich jak: centra biznesowe, hotele, firmy cateringowe co sprawia, że z o wiele większą łatwością poruszają się w gąszczu ofert obiektów, które mają często bardzo zróżnicowany standard czy poziom obsługi klienta.


Warto pamiętać, że to agencja eventowa pracuje na rzecz firmy i ma za zadanie oprócz dobrej realizacji, zabezpieczyć także interesy klienta. Branża związana z organizacją imprez firmowych na przestrzeni dosłownie kilku lat bardzo się rozwinęła. Pomoc agencji jest często nieoceniona, a potwierdzeniem tego jest fakt, iż wiele przedsiębiorstw zawiązuje długotrwałe relacje i korzysta z usług firm eventowych regularnie. Taka współpraca pozwala managerom zaoszczędzić czas pracy i środki, a zarządzający mogą pochwalić się wydarzeniem na najwyższym poziomie.

 

1 1 1 1 1 1 1 1 1 1
4.9