data publikacji

Dział HR jest w stanie skutecznie doradzać managerom i pracownikom w zakresie wydajnego, a zarazem satysfakcjonującego dla wszystkich stron modelu elastycznej pracy.

Fot. Sedus

Korzystanie z elastycznych form pracy bywa nie tylko ograniczone określonymi regulacjami prawnymi czy administracyjnymi, ale przede wszystkim stanowi wyzwanie dla wielu firm pod względem projektowym i organizacyjnym.

Choć to dział IT finalnie odpowiada za wdrożenie założeń jak i właściwych narzędzi, to uruchomienie skutecznej strategii elastycznej pracy często jest efektem wspólnego wysiłku wielu różnych grup: kadry kierowniczej, osób odpowiadających za administrację, pracowników różnych szczebli, specjalistów IT czy działu HR. Ten ostatni ma większy wpływ na sukces w zakresie zapewnienia powodzenia planu wdrożenia mobilności dla pracowników, niż mogłoby się to wydawać na pierwszy rzut oka.

Podkreślenie działań i inicjatyw zespołu odpowiadającego za zarządzanie zasobami ludzkimi może odróżnić mobilną strategię, która przynosi realne korzyści dla pracowników i firmy, od polityki pracy, z której często nikt nie jest zadowolony. 

Wielu pracowników stoi w obliczu wyzwań wynikających nie tylko z coraz większej konkurencji, ale i np. czynników demograficznych. To jak szybko i efektywnie dotrą z przekazem i ofertą do klienta bywa kluczowe. Ponadto starają się równoważyć pracę i życie osobiste. Elastyczność pracy i stały dostęp do określonych zasobów jest w stanie im to zapewnić.
Rolą działu HR jest wprowadzenie takich aspektów mobilności, które sprawią, że  grupy interesariuszy będą usatysfakcjonowane. Zalicza się do tego m.in.:

1.    Pomoc kadrze menadżerskiej w identyfikacji możliwości wykorzystania pracy mobilnej, która będzie oparta na rolach i ludziach, dzięki następującym wytycznym:
⦁    Role: dla pracowników mobilnych sprzęt i technologie dostępne lokalnie w firmie nie są warunkiem niezbędnym do tego, by mogli oni należycie wykonywać swoje obowiązki. Wiele osób pracuje w oparciu o własne urządzenia. Tym samym zarówno ich wyniki jak i wydajność można mierzyć bez względu na to, czy dana osoba pracuje zdalnie czy w biurze. 
⦁    Ludzie: powinni być na tyle zaawansowani technologicznie, by mogli bez problemów pracować w oparciu o takie narzędzia jak wideokonferencje, programy do współdzielenia danych, a także np. wirtualne aplikacje. Powinni również wykazywać cechy samodzielnego motywowania się do pracy, a także posiadać dobre umiejętności zarządzania czasem.

2.    Zwiększenie produktywności pracowników dzięki pomocy w planowaniu przestrzeni do pracy i propagowaniu najlepszych praktyk poprzez:
⦁    Stworzenie ergonomicznego miejsca pracy nie tylko przez dobór właściwych urządzeń, ale i wyposażenia np. mebli.
⦁    Stosowanie regularnych przerw w pracy. Ponadto w biurze warto zaprojektować specjalną wspólną przestrzeń, która będzie służyła do socjalizacji, co wspiera pracę zespołową, umacnia kulturę organizacyjną oraz zmniejsza stres.
⦁    Korzystanie z zestawów słuchawkowych do częstych rozmów, a także wydzielonych sal w biurze dla oddzielnych spotkań i rozmów.

3.    Kreowanie różnych metod angażowania pracowników mobilnych:
Pomimo, że osoby pracujące mobilnie cenią sobie jej elastyczność, potrzebują również w jakimś stopniu być częścią organizacji, jej wewnętrznej kultury, czy też częścią zespołu. Warto zatem zadbać o ich poczucie przynależności. Może to być:
⦁    Zaproszenie mobilnych pracowników na wspólne, bezpośrednie spotkania zespołu.
⦁    Utrzymywanie spójności zespołu, mimo różnych lokalizacji pracowników mobilnych, dzięki zachęcaniu do regularnych wizyt w biurze firmy, niezależnie od tego, czy będą one odbywały się z różnymi częstotliwościami: tygodniowo, miesięcznie czy nawet kwartalnie.
⦁    Wprowadzenie systemu koleżeńskiego mentoringu, który zakłada powiązanie pracownika mobilnego z innym pracownikiem, który pracuje w biurze, po to by osoba pracująca zdalnie mogła być cały czas na bieżąco, odnośnie tego, co dzieje się w firmie.
⦁    Organizacja różnego rodzaju aktywności, które służą budowaniu zespołu jak np. wolontariaty czy wspólne uczestnictwo w zawodach sportowych.
⦁    Pozycjonowanie w firmowym intranecie pracowników zdalnych. To pozwala innym osobom z organizacji poznać swoich kolegów, a także dowiedzieć się czegoś więcej na temat projektów, nad którymi pracują.
⦁    Zachęcanie pracowników do składania opinii zwrotnych na temat pracy mobilnej przez ankiety lub w ramach ocen ewaluacyjnych pracy.
⦁    Stworzenie witryny do wzajemnej współpracy, dzięki której pracownicy będą mogli dzielić się efektami pracy, dokumentami a także nowymi pomysłami. 

4.    Współpraca z zespołem IT w celu ustalenia i zapewnienia pracownikom mobilnym technologii i narzędzi, które zwiększą ich efektywność i produktywność, a które jednocześnie nie wpłyną negatywnie na standard pracy, bezpieczeństwo i zgodności z przepisami. Są to między innymi:
⦁    Bezprzewodowy i zdalny dostęp do infrastruktury firmy w celu zapewnienia wszystkim pracownikom możliwości pracy z dowolnej lokalizacji.
⦁    Bezpieczny dostęp do aplikacji biznesowych z dowolnego urządzenia końcowego, będącego własnością firmy lub użytkownika – z jednoczesnym zapewnieniem wysokiej wydajności i standardu pracy.
⦁    Bezpieczny dostęp oraz możliwość współdzielenia oraz przechowywania elektronicznych dokumentów.
⦁    Oparte na dostępie do sieci rozwiązania do współpracy, które np. oferują możliwość współdzielenia ekranu komputera, organizacji czy uczestniczenia w wideokonferencjach oraz innych wirtualnych spotkaniach.
⦁    Zdalne usługi pomocy technicznej (help desk).


W firmach, które planują wprowadzić mobilne formy pracy, dział HR jest w stanie odegrać ważną rolę, która może przyczynić się do późniejszego sukcesu całego wdrożenia.
Co najważniejsze, HR jest w stanie skutecznie doradzać managerom i ich pracownikom w zakresie wydajnego, a zarazem satysfakcjonującego dla wszystkich stron modelu elastycznej pracy.

Autor: Sebastian Kisiel, Cirix Systems Poland


 

1 1 1 1 1 1 1 1 1 1
5.0