data publikacji

Najważniejsza rzecz: klient musi być całkowicie przekonany do zmiany, bo bez tego nawet najlepsze rozwiązanie nie zostanie wdrożone.

Michał Młynarczyk | Solutions Marketing Manager, Canon Polska

Na nasze pytania, dotyczące elektronicznego obiegu dokumentów w firmie, odpowiada ekspert: Michał Młynarczyk, Solutions Marketing Manager w Canon Polska

Jak wygląda elektroniczny obieg informacji w polskich firmach?

Z naszych obserwacji wynika, że świadomość tematu jest coraz większa, przy czym potrzeby firm stale się zmieniają. Klienci są w stanie coraz precyzyjniej zdefiniować wyzwania w zakresie przetwarzania dokumentów. Z drugiej strony - firmy cały czas badają potencjał tego typu rozwiązań. Odbywają się spotkania i rozmowy, ale jeszcze niewiele przedsiębiorstw decyduje się na zakup i wdrażanie gotowych rozwiązań. Klienci muszą być gotowi do przeprowadzenia analizy dotychczasowych procedur, a także do wprowadzenia zmian w sposobie działania. Rynek cały czas rośnie, a Canon jest dostawcą kompleksowych rozwiązań dla firm, niezależnie od ich wielkości czy profilu działalności.

Czy firmom łatwo przestawić się z klasycznego, papierowego obiegu na nowsze systemy?

Firmom, które działają na rynku od wielu lat, bardzo trudno jest się zmienić i przystosować do nowych procedur. Ta obawa przed nowym, nieznanym, jest jednym z czynników, który wstrzymuje firmy przed wprowadzeniem zmian. A te zmiany, w dłuższej perspektywie, dają nie tylko oszczędności finansowe, ale także wzrost wydajności i efektywności procesów. Na pewno młodszym firmom jest trochę łatwiej - nie mają aż tak dużych przyzwyczajeń i często dysponują nowszymi systemami i infrastrukturą.  

Jakie rozwiązania Canona mogą ten proces uprościć i sprawić, że stanie się on prosty i funkcjonalny?

Canon jest partnerem, którego przewagę konkurencyjną stanowi kompleksowe podejście do klienta. Produkujemy sprzęt, który jest podstawą dla procesów oraz dostarczamy oprogramowanie, które pozwala w pełni wykorzystać potencjał tego sprzętu.
Wprowadzając system cyfrowego obiegu dokumentów należy zacząć od przeniesienia dokumentów papierowych na postać cyfrową, czyli od skanowania. Canon ma nie tylko bardzo szerokie portfolio skanerów o różnym przeznaczeniu i wydajności, ale także oprogramowanie do obsługi tych skanowanych dokumentów - od pozyskiwania informacji z dokumentu, np.: IRIS, przez ulepszanie jakości dokumentu, jego archiwizację i przechowywanie, np. Therefore

Które rozwiązania z zakresu zarządzania dokumentami rekomendujecie?

Polecamy przede wszystkim nasze systemy, takie jak Therefore czy IRIS, ponieważ mamy doświadczenie w ich implementacji i doskonale znamy ich rozbudowane możliwości.
Rozwiązania Therefore do obsługi dokumentów umożliwiają wydajne, ekonomiczne i bezpieczne przetwarzanie informacji w ramach działu czy organizacji. Z kolei IRIS to zaawansowany pakiet narzędzi do przechwytywania danych, które skanują dokumenty i wyodrębniają z nich kluczowe informacje.

W jaki sposób optymalizować proces przetwarzania dokumentów, pozyskiwanie danych?

Każda optymalizacja powinna się rozpocząć od audytu. Powinien on być przeprowadzony przez wyspecjalizowaną firmę, która ma doświadczenie w tej dziedzinie. Klienci często nie są w stanie opisać wewnętrznych procedur lub po porostu ich nie mają. Badanie pozwala określić m.in. typy oraz ilość produkowanych dokumentów z podziałem na jednostki czy stanowiska. Dopiero na tej podstawie można precyzyjnie zdefiniować potrzeby użytkowników i dopasować odpowiednie rozwiązania. Kolejnym krokiem jest sprecyzowanie celu, jaki ma zostać osiągnięty poprzez wprowadzenie rozwiązania. I co najważniejsze - klient musi być całkowicie przekonany do zmiany, bo bez tego nawet najlepsze rozwiązanie nie zostanie wdrożone.

Jakie zmiany czy innowacje w tej dziedzinie na bieżący rok przewidujecie? Co nowego Canon wprowadzi do swego portfolio?

Zarządzanie drukiem rozpoczyna się w momencie, kiedy decydujemy się na wprowadzenie połączonej z urządzeniami aplikacji serwerowej, która daje pełną kontrolę nad środowiskiem druku, użytkownikami itd. Przewidujemy, że coraz więcej klientów będzie wymagało od swych dostawców IT wiedzy z zakresu zarządzania dokumentami, przetwarzania dokumentów i pozyskiwanie z nich danych. Jest to obszar rynku, który daje duży potencjał biznesowy, dlatego Canon Polska chce skupić się na oferowaniu tego typu, kompletnych rozwiązań dla firm każdej wielkości.


Zobacz także:

Cyfrowa transformacja - w paru krokach

Szybka digitalizacja

 

1 1 1 1 1 1 1 1 1 1
5.0