data publikacji
Orgatec

Jak zachęcić użytkowników do cyfrowej transformacji w biurze? Radzi ekspert: Grzegorz Najda, Prezes Lexmark Polska.

Klienci, współpracownicy oraz dostawcy są rozsiani po całym globie, a łączą ich informacje. Przywiązani do tej łączności czujemy coraz większą potrzebę mobilności. Dziś wiele informacji biznesowych musi być dzielonych, przetwarzanych, magazynowanych, indeksowanych i przeszukiwanych. W związku z tym niemal 80 procent firm chce zużywać mniej papieru i zastąpić go cyfrowymi dokumentami – w części lub nawet całej firmie.

Oczywiście cyfrowa transformacja nie odbywa się z dnia na dzień. Im większa skala projektu i większa firma, tym jest ona bardziej skomplikowana. Ponieważ mamy do czynienia z dużą inwestycją, niezwykle ważne jest, aby te projekty zakończyły się sukcesem – a to zależy od ich skutecznego wdrażania wśród użytkowników końcowych. Implementując nowy system, który fundamentalnie zmienia najbardziej powszechne procesy i procedury w firmie, jest sprawą oczywistą, że dla pracowników oznaczać to będzie konieczność nabycia nowej wiedzy i niektórzy z nich mogą być odporni na zmiany. Jest kilka kluczowych rzeczy, które można zrobić, aby zapewnić by inwestycja w digitalizację biura nie trafiła na opór.

Podkreśl korzyści
Transformacja w kierunku digitalizacji biura może przynieść ogromne korzyści firmie, ale może również uprościć życie pracowników.
Ważne jest, aby edukować końcowych użytkowników co do korzyści jakie otrzymają z takiego procesu, wliczając w to mniej czasu potrzebnego na powtarzalne, manualne czynności, większą produktywność oraz łatwiejsze odnajdowanie informacji i raportowanie.

Angażuj na wszystkich etapach, od początku
W zachęcaniu do akceptacji zmian nie chodzi tylko o pokazywanie użytkownikom w jaki sposób zyskają, ale również sprawienie, że poczują się zaangażowani w proces podejmowania decyzji.
Podchodząc do jakiegokolwiek projektu digitalizacji, bardzo ważne jest aby otrzymać wkład od kluczowych użytkowników, którzy mogą rzucić światło na aktualne problemy i  najlepsze procesy obiegu dokumentów, które pomogą je rozwiązać.

Wybierz ewangelistę spośród użytkowników – na każdym poziomie biznesu
Zawsze znajdą się tacy użytkownicy, którzy przyjmą zmiany z entuzjazmem i ważne jest, aby zaangażować ich na bardzo wczesnym etapie. Ci ludzie istnieją na wszystkich poziomach organizacji i będą pomocni w zachęcaniu i edukowaniu innych w procesie adopcji nowych systemów.

Współpraca pomiędzy działami
Wiele firm boryka się z danymi i treściami, które wykraczają poza poszczególne działy. Projekty digitalizacji mogą być świetnym sposobem na zburzenie muru pomiędzy pionami organizacyjnymi.
Zachęcanie do interakcji między użytkownikami i zacieśniania więzi pomiędzy działami może być świetnym sposobem na wzmocnienie potencjalnych korzyści, wykraczającymi poza obszar odpowiedzialności konkretnego użytkownika.

Daj wybór (i wolność)
Każdy projekt, którego celem jest stworzenie bardziej cyfrowego biura, będzie wymagał podjęcia decyzji odnośnie sprzętu i oprogramowania. Mogą to być zarówno urządzenia wielofunkcyjne, jak i systemy zarządzania treścią, platformy mobilnego dostępu i inne.
Użytkownicy o wiele lepiej zareagują, jeśli zaoferuje im się wybór platform. Zdecydowanie się na bazową platformę, która może wspierać i łączyć różne aplikacje i rodzaje sprzętu, da użytkownikom poczucie wyboru i wolności.

1 1 1 1 1 1 1 1 1 1
5.0