data publikacji
Orgatec

Większość przedsiębiorstw uważa drukowanie dokumentów za ważny element wsparcia swojej działalności, jednocześnie największe koszty związane z drukiem pochłaniają procesy księgowe oraz fakturowania – wynika z badań firmy Sharp.

 


Sharp opublikował badania, dotyczące procesów związanych z drukiem i obiegiem dokumentów w polskich firmach. Pokazały one, że rozwiązania chmurowe nadal nie cieszą się wielką popularnością, za to przodujemy na tle regionu w wykorzystaniu urządzeń mobilnych.

Druk nadal ważny

Polskie firmy pozostają przywiązane do druku – dla blisko 40 proc. badanych organizacji dokumenty drukowane pozostają ważną formą wsparcia ich działalności (księgowości, logistyki, zakupów, HR, itp.). Kolejne 35,5 proc. respondentów stwierdza, iż dokumenty drukowane są elementem produktu lub stanowią produkt firmy. Dla 16,4 proc. ankietowanych firm wydruki stanowią wsparcie produktów w postaci ulotek lub instrukcji. Jedynie niewiele ponad 3 proc. firm stwierdziło, że taki stan rzeczy wynika z używania dokumentów elektronicznych.
Niecałe 3 proc. organizacji wskazało, że drukuje niewiele, a kolejne 2,6 proc., że kwestie związane z drukiem są dla nich drugorzędne. Pokazuje to, że mimo iż dużo mówi się o wprowadzaniu elektronicznych wersji dokumentów i ograniczaniu ilości wydruków ze względu na środowisko, to dla polskiego biznesu dokumenty w formie papierowej nadal są ważnym i trudno zastępowalnym elementem prowadzenia działalności. Podobnie jest także w Czechach oraz na Słowacji i Węgrzech.

Obszary optymalizacji

Procesy księgowe to obszar działalności, który firmy najczęściej wskazują, jako wymagający optymalizacji pod kątem kosztów druku. W drugiej kolejności respondenci stawiają na procesy fakturowania oraz administracji. Niewielki odsetek respondentów wskazywał na procesy windykacji i obsługi finansowej, jak również kwestie związane z procesem zamawiania usług lub produktów – może to oznaczać, że polskie przedsiębiorstwa poradziły już sobie z optymalizacją kosztów tych procesów.

Urządzenia mobilne wykorzystywane coraz częściej

Polskie przedsiębiorstwa są w awangardzie wśród firm Europy Środkowo-Wschodniej w korzystaniu ze smartfonów i tabletów w procesie drukowania i obiegu dokumentów. Do używania urządzeń mobilnych w tych celach przyznaje się blisko 20 proc. przedsiębiorstw. Choć trend ten jest silniejszy na rynkach zachodnich, gdzie większość organizacji uważa dostęp do dokumentów z poziomu urządzeń mobilnych za istotny lub bardzo istotny, to na tle regionu wypadamy bardzo dobrze (średnia dla Polski, Węgier, Czech i Słowacji to zaledwie niecałe 3 proc.).

Laserowo i monochromatycznie

Najpopularniejszymi urządzeniami wielofunkcyjnymi w firmach pozostają monochromatyczne maszyny laserowe o formacie wydruku A4 – średnio na jedną firmę przypada 13 takich drukarek. W typowej organizacji stoi również około 7 kolorowych urządzeń tego rodzaju.
Pomimo iż kolorowe urządzenia laserowe formatu A3 to obecnie równie mało popularne maszyny jak urządzenia wielkoformatowe, to firmy posiadające urządzenia A3 nie zamierzają w najbliższej przyszłości wymieniać ich na A4 – taką chęć wyraziło zaledwie 6 proc. ankietowanych. Tak niski odsetek przeczy dość powszechnym prognozom na temat wypierania urządzeń A3 przez maszyny w formacie A4. Prawdopodobnie wynika to z wysokiego wyspecjalizowania firm wykorzystujących do swojej pracy wydruki A3 – jeśli ktoś korzysta z tego rodzaju maszyn, zazwyczaj potrzebuje ich w codziennej pracy. Maszyny takie często posiadają też bardziej rozbudowane funkcje i mają większe moce przerobowe, niż urządzenia A4.

Typ urządzenia                                           Średnia liczba w organizacji
Monochromatyczne urządzenie laserowe A4    13,2
Kolorowe urządzenie laserowe A4                   7,5
Lokalne urządzenie atramentowe                    6,1
Skaner wolnostojący                                     5,0
Faks wolnostojący                                        4,6
Monochromatyczne urządzenie laserowe A3     4,0
Urządzenie wielkoformatowe                          2,4
Kolorowe urządzenie laserowe A3                   2,3

Niepotrzebna chmura?

Polskie przedsiębiorstwa pozostają sceptyczne w odniesieniu do rozwiązań chmurowych. Ponad połowa badanych firm (56 proc.) deklaruje, że takie rozwiązanie nie jest im potrzebne, a kolejne 18 proc. nie interesuje się dostępem do dokumentów w chmurze. Blisko 12 proc. badanych przyznało, że choć ma taką możliwość, to nie korzysta z tego typu rozwiązań w codziennej pracy. Niecałe 9 proc. respondentów korzysta z chmury, a 6 proc. planuje ją wdrożyć. Jednocześnie blisko 3 na 10 firm przyznaje, że nie ma żadnych obaw związanych z chmurą.
Wśród firm, które mają zastrzeżenia co do działania rozwiązań chmurowych, trzy najczęściej wskazywane wątpliwości to:
- brak pełnego zrozumienia dla sposobu funkcjonowania chmury (42 proc .badanych),
- brak dostępu do danych w sytuacjach krytycznych (22,4 proc.)
- obawa o nieautoryzowany dostęp do danych firmowych i klienckich (22,4 proc.).

Łączność z firmą

- Praca z dokumentami w chmurze przez część przedsiębiorstw może być nadal traktowana jak nowinka technologiczna, dlatego 9 proc. korzystających z tego rozwiązania firm nie jest aż tak złym wynikiem, jak mogłoby się to wydawać na pierwszy rzut oka. Niemniej średnia dla naszego regionu to 18,5 proc., więc polskie firmy nie przodują w korzystaniu z chmury. Dodatkowo sytuację komplikuje fakt, że brakuje jednoznacznej definicji chmury i wiele rozwiązań używa tej nazwy nieco na wyrost. Jednak usługi takie jak oferowana przez Sharp Cloud Portal Office dają firmom wiele korzyści. Pozwalają m.in. na zachowanie łączności z firmą z dowolnej platformy i w każdym czasie np. z poziomu smartfona czy tabletu z system iOS lub Android, a wszystko to w bardzo bezpieczny i wygodny dla pracownika sposób – komentuje Adam Bieniewski, Product Planing Manager w Sharp Electronics (Europe).


1 1 1 1 1 1 1 1 1 1
5.0