data publikacji

Redukcja kosztów druku jest jednym z priorytetów dla firm.

Przedsiębiorstwa szukają oszczędności w niemal wszystkich obszarach działalności, również w administracji. Nie wszystkie organizacje wiedzą jednak, że jednym ze sposobów na skuteczne ograniczenie kosztów jest optymalizacja procesów druku.

Dzięki właściwym narzędziom i przy przestrzeganiu odpowiednich procedur, firmy mogą znacząco ograniczyć bieżące wydatki ponoszone w związku z wydrukami. Jak tego dokonać?

Na początku warto rzetelnie określić potrzeby biura w zakresie druku – o ile to możliwe, jeszcze przed zakupem urządzeń drukujących. Pomocne na tym etapie jest przeprowadzenie audytu, który pomoże znaleźć odpowiedzi na pytania, jak:
- ile osób będzie korzystało z urządzeń drukujących?
- jaki rodzaj dokumentów będzie drukowany?
- czy istnieje potrzeba druku w kolorze?
- czy wykorzystywane będą również inne funkcje np. skanowanie, kopiowanie bądź faksowanie?

W dużych firmach wykonawcą audytu może być partner zewnętrzny, natomiast w mniejszych przedsiębiorstwach, czy małych i średnich grupach roboczych, przeprowadzenie go można powierzyć pracownikowi działu IT lub osobie zarządzającej biurem.

Poznanie potrzeb firmy w zakresie druku umożliwia dobranie dopasowanego rozwiązania, które będzie wykorzystywane w optymalny sposób – bez generowania zbędnych kosztów.

Przykładowo: grupa robocza, często drukująca małe ilości czarno-białych dokumentów, powinna rozważyć instalację wydajnej, laserowej drukarki monochromatycznej, zlokalizowanej bliżej grupy i gotowej do druku szybciej niż duże urządzenie stojące na korytarzu.

Obecnie sprzęt drukujący przeznaczony dla przedsiębiorstw oferuje szereg funkcji umożliwiających optymalizację kosztów. Wśród nich wymienić można m.in.:
- automatyczny druk dwustronny,
- tryby oszczędzania tuszu/tonera,
- wydajne silniki drukujące, zapewniające mniejsze zużycie energii.
Warto zatem zwrócić uwagę na parametry drukarek i urządzeń wielofunkcyjnych, ponieważ nawet niepozorne funkcje pozwalają obniżyć wydatki w firmie.

Dobrą praktyką w firmach chcących ograniczyć koszty druku jest także wprowadzenie szkoleń dla personelu, podczas których przekazywana zostaje wiedza o tym, jak efektywnie i ekonomicznie korzystać z urządzeń drukujących znajdujących się w biurze.
Tego typu spotkania warto organizować szczególnie wtedy, gdy w przedsiębiorstwie zaszły duże zmiany w obszarze infrastruktury umożliwiającej drukowanie lub systemu zarządzania dokumentami. Czasem wystarczy nawet umieszczenie informacji instruktażowych w firmowym newsletterze bądź mailingu.

Przydatnym rozwiązaniem, które umożliwia redukowanie kosztów generowanych przez użytkowników biurowych, jest system zarządzania drukiem. Tego typu oprogramowanie oferuje m.in.:
- funkcję określenia limitów drukowanych stron dla poszczególnych działów lub użytkowników,
- opcję automatycznego kasowania nieodebranych zadań druku w ciągu ustalonego czasu,
- ograniczenie wybranym osobom dostępu do pewnych funkcji, np. drukowania w kolorze.

Warto zauważyć, że już sama informacja o zainstalowaniu systemu tego typu sprawia, że pracownicy zaczynają drukować mniej, co bezpośrednio przekłada się na oszczędności dla firmy, potrafiące wynieść nawet 30%. Ponadto oprogramowanie do zarządzania drukiem może wykonywać analizy, pokazujące jak dużo i jak często użytkownicy drukują.

Takie informacje stanowią istotne wsparcie przy zarządzaniu przedsiębiorstwem, ponieważ ułatwiają świadome planowanie i zarządzanie procesami druku zachodzącymi w firmie. Dzięki nim można oszacować sytuację i zapotrzebowanie na określone funkcje druku w poszczególnych działach. I tak: może okazać się, że dział marketingu częściej korzysta z druku kolorowego, tworząc np. prezentacje i foldery. Potrzebuje tym samym urządzenia, które potrafi drukować dokumenty charakteryzujące się bogatymi szczegółami. Z kolei księgowość często drukuje dużo dokumentów finansowych w czerni i bieli. Dobrym rozwiązaniem będzie w tym przypadku inwestycja w szybkie urządzenie monochromatyczne.

Rozwiązaniem do zarządzania drukiem oferowanym przez firmę Brother jest system B-guard, który umożliwia administratorom kontrolowanie kosztów druku i zarządzanie nimi. Jeszcze do niedawna takie systemy były implementowane w dużych firmach – działo się tak, ponieważ ich zakup i wdrożenie wiązały się z wysokimi nakładami finansowymi. Obecnie skalowane rozwiązania tego typu cieszą się coraz większym zainteresowaniem nawet wśród przedsiębiorstw kilkuosobowych. B-guard oferowany jest w niskiej cenie, co pozwala na jego wdrożenie firmom z sektora MŚP, dla których redukcja kosztów jest jednym z priorytetów.

Coraz więcej urządzeń wielofunkcyjnych pozwala na drukowanie i skanowanie bezpośrednio z i do chmury. Elektroniczne wersje dokumentów w chmurze umożliwiają wygodne przechowywanie, a ponadto dają możliwość łatwego udostępniania i równoległego korzystania z dokumentów przez kilku pracowników jednocześnie.
Tego typu rozwiązanie jest atrakcyjne zarówno dla korporacji z tysiącami pracowników, którzy tworzą niezliczoną liczbę dokumentów, jak i dla mniejszych firm, które posiadają pracowników mobilnych, dla których chmura jest narzędziem komunikacji.

Dostępność internetu, smartfonów czy tabletów sprzyja popularności chmury. Urządzenia drukujące oferują już coraz szerszą integrację z taką metodą przechowywania dokumentów, a mobilne drukarki i skanery oferują większe prędkości, wyższą wydajność i nowe funkcje.

Optymalizacja i zmniejszenie kosztów druku wiąże się z wdrażaniem do firm wielu rozwiązań systemowych czy szkoleń pracowników. Im umiejętniej przedsiębiorstwa określą swoje potrzeby, tym sukcesywnej będą obniżać koszty druku.

Polecane urządzenia drukujące:

Brother HL-L9200CDWT to kolorowa drukarka laserowa. Model, dedykowany dla wymagających użytkowników, którzy drukują duże ilości dokumentów, charakteryzuje się wygodną obsługą oraz umożliwia szybkie i ekonomiczne drukowanie w kolorze. Model sprawdzi się w środowiskach biurowych, gdzie panuje intensywny obieg dokumentów.
Drukuje z prędkością do 30 kolorowych lub czarno-białych stron na minutę. Czas oczekiwania na pierwszy wydruk wynosi mniej niż 15 sekund – zarówno w przypadku dokumentów kolorowych, jak i czarno-białych.
Kolejnymi zaletami modelu są: oferowana wysoka rozdzielczość druku wynosząca 2400 x 600 dpi oraz pojemne podajniki papieru na 800 arkuszy, dzięki którym użytkownicy nie muszą marnować czasu na ciągłe uzupełnianie papieru.

Brother MFC-L9550CDWT to laserowe urządzenie wielofunkcyjne, które drukuje z prędkością do 30 stron na minutę, zarówno w czerni i bieli, jak i w kolorze. Model oferuje wysoką rozdzielczość druku (2400 x 600 dpi.). Wyposażony został w funkcję automatycznego drukowania, skanowania i kopiowania dwustronnego, które pozwalają znacząco zmniejszyć zużycie papieru.
Posiada podajniki papieru o łącznej pojemności 800 arkuszy oraz automatyczny podajnik dokumentów mieszczący 50 arkuszy. Jest kompatybilny z wysokowydajnymi tonerami na 6 tys. stron (czarny i kolorowy), które pozwalają na obniżenie kosztów druku i osiągnięcie niskiego wskaźnika TCO. Umożliwia także obsługę sieci przewodowej i bezprzewodowej.
Urządzenie pozwala na integrację z rozwiązaniami chmurowymi i mobilnymi oraz jest kompatybilne z Brother Solutions Interface (BSI) – otwartym interfejsem, który pozwala producentom oprogramowania tworzyć zindywidualizowane rozwiązania do zarządzania drukiem. Model pozwala również na korzystanie z technologii NFC, która umożliwia  drukowanie z urządzeń mobilnych bez konieczności łączenia się przez sieć oraz służy jako czytnik kart inteligentnych (zbliżeniowych).

1 1 1 1 1 1 1 1 1 1
5.0