data publikacji
Orgatec

Dlaczego pracownicy biurowi doceniają drukowanie?

Fot. Epson

Jesteśmy pokoleniem używającym ekranów. Wynalezienie tabletów, czytników e-booków i smartfonów – cechujących się coraz wyższą jakością obrazu – oznacza, że pracujemy z cyfrowymi treściami na ich matrycach więcej, niż kiedykolwiek wcześniej. Odnosi się to zwłaszcza do młodszego pokolenia „ekrano-latków” („screenagers”), które wyrosło w kulturze opartej na używaniu urządzeń z monitorami, mediów społecznościowych i urządzeń mobilnych.

Jednak nawet w obecnym, cyfrowym społeczeństwie papier wciąż odgrywa znaczącą rolę w pracy i komunikacji. Badania grupy ponad 2400 pracowników biurowych w krajach obszaru EMEA, przeprowadzone na zamówienie Epson Europe (i opublikowane na początku 2017 roku), wskazują, że aż 86 procent pracowników korzysta z drukarek co najmniej raz dziennie. Osoby, które to robią, drukują średnio 14 dokumentów/grafik — a to oznacza około 29 stron każdego dnia.

Czy wykorzystanie papieru w miejscu pracy oznacza, że poszukujemy wytchnienia od ciągłego wpatrywania się w ekran, a może istnieje naukowe wyjaśnienie dla niesłabnącego znaczenia papieru? I przyswajanie informacji odczytywanych z papieru funkcjonuje inaczej niż tych wyświetlanych?

Kiedy chcemy szybko przejrzeć lub przeczytać tekst, czytanie z ekranu jest dobrą opcją. Jednak w różnych miejscach, takich jak szkoły lub biura, obserwuje się, że ludzie wciąż używają drukowanych stron do uważnego, ostrożnego czytania.

W biurach większość drukowanych materiałów to umowy czy faktury, które według pracowników stanowią 38 procent wszystkich materiałów drukowanych standardowo w ciągu zwykłego dnia pracy. Można to prawdopodobnie wyjaśnić faktem, że takie materiały to zazwyczaj długie teksty i często służą jako punkt odniesienia w procesie podejmowania decyzji wymagających głębszego zrozumienia tekstu. A ponieważ lektura i edycja umów i faktur z reguły wymaga skupienia i większej uwagi, wydruk na papierze jest tu logicznym wyborem.

Załączniki poczty e-mail (29 proc.) i, co zaskakujące, same wiadomości e-mail (31 proc.) są także często drukowane. Przy stałym napływie poczty elektronicznej łatwo sobie wyobrazić, dlaczego ważne wiadomości i załączniki wymagające większej uwagi są przenoszone na papier – tym bardziej, że poczta e-mail to dominująca forma komunikacji w dzisiejszym miejscu pracy.

Badania wskazują, że liczba wysyłanych i otrzymywanych biznesowych wiadomości e-mail przypadających na pracownika każdego dnia wzrosła do około 123 w ciągu 2016 roku. Oczekuje się, że ta liczba wzrośnie do 126 wiadomości wysyłanych i otrzymywanych w każdy dzień roboczy do końca 2019 roku.
Co więcej, pracownicy podkreślają, że zazwyczaj drukują materiały, które mają być udostępnione współpracownikom (31 proc.), przeczytane (27 proc.) oraz edytowane lub skomentowane (22 proc.). Ten ostatni aspekt podkreśla ponad połowa (51 proc.) pracowników, którzy uważają, że „łatwiej popełnić błąd podczas edycji dokumentu elektronicznego niż wydruku”.

Inne badania naukowe (Wastlund, Reinikka, Norlander i Archer) wskazują, że mózg podlega znacznie większym obciążeniom podczas czytania na ekranie i szybciej się męczy, niż w przypadku czytania z papieru. Badania wskazują, że mózg może funkcjonować lepiej znacznie przez dłuższy czas w trakcie czytania z papieru, podczas gdy czytanie z ekranu zużywa więcej zasobów mózgu, znacznie utrudniając zrozumienie informacji.
Co więcej, czytanie z interaktywnych urządzeń wymaga więcej dyscypliny, ponieważ wiąże się z wieloma rozpraszającymi uwagę czynnikami. Podczas czytania może pojawić się zawiadomienie o wiadomości e-mail lub możemy mieć pokusę zostawić dokument, żeby poprzeglądać sieć dostępną „na kliknięcie myszy” lub dotknięcie palcem.

Praca z papierem wiąże się z mniejszą liczbą rozpraszających uwagę bodźców, a czytelnicy mogą skupić się na jednej czynności. Ponadto ankieta przeprowadzona wśród studentów wskazuje, że 90 procent z nich chętniej wykonuje inne czynności podczas czytania na ekranie, a tylko jeden procent z nich stwierdza, że wykonywaliby inne działania także podczas czytania drukowanego tekstu. Być może da się to wyjaśnić faktem, że dokumenty papierowe często uważane są za bardziej autorytatywne i poważniejsze w porównaniu do swoich cyfrowych odpowiedników i z tego powodu wymagają pełnego skupienia czytelnika.
Kiedy na biurku pojawi się 2000-stronicowy raport, jego waga i rozmiar z pewnością wzbudzą większy szacunek, niż cyfrowa kopia tego samego dokumentu.

Aby pracować wydajniej, każdy pracownik musi stwierdzić, co mu w tym pomaga i w jakich przypadkach lepszym wyborem będzie praca z ekranem, a w jakich bez ekranu. Jednakże, jak twierdził futurysta Jack Uldrich: „każda technologia ma niepowtarzalne i wymierne zalety – papier również. Papier jest prawdopodobnie najlepszym wynalezionym narzędziem do przekazywania, udostępniania i rozpowszechniania informacji”. Na tej podstawie można stwierdzić, że dokumenty papierowe pozostaną istotnym czynnikiem wspomagającym wydajną pracę. 
 


W tekście wykorzystano wnioski z badań:

- Instytut badawczy Coleman Parkes Research Ltd., badanie na zlecenie firmy Epson, 2017
- Radicati Group, Inc. Raport statystyczny dotyczący poczty elektronicznej, 2015–2019
- Gerlach, J., Buxmann, P. (2011). Badania dotyczące stopnia akceptacji książek elektronicznych – wpływ dysonansu haptycznego na wdrażanie innowacji. Materiały z konferencji ECIS 2011.

1 1 1 1 1 1 1 1 1 1
5.0