data publikacji
Orgatec

Outsourcing dokumentów a wyzwania cyfrowej transformacji. Co wynika z badania firmy Canon?

Duże przedsiębiorstwa coraz chętniej wykorzystują outsourcing usług związanych z zarządzaniem dokumentami i ich przetwarzaniem

Badania ICM dla Canon pokazują, że pracownik europejskiej firmy traci dziennie średnio 25-30 minut na poszukiwanie ważnych dokumentów firmowych, co daje aż 90 godzin rocznie na jednego pracownika (wliczając 26 dni urlopowych).

Jednocześnie liczba przetwarzanych dokumentów i danych firmowych wzrasta średnio o 30 proc. rocznie. To dużo, zważywszy na fakt, że standaryzacja procesów przetwarzania i archiwizacji dokumentów to trend od wielu lat obecny zwłaszcza w średnich firmach i dużych korporacjach, które zatrudniają 50 i więcej pracowników.

Suma oszczędności wynikająca z ustandaryzowania procesów (m.in. ręcznego przetwarzania tradycyjnych dokumentów na e-dokumenty, wprowadzenia zasad nazewnictwa plików firmowych) rośnie proporcjonalnie do liczby pracowników.

Blokada przyzwyczajeń

Standaryzacja i wdrożenie cyfrowych systemów do przetwarzania danych firmowych wciąż rodzi obawy dyrektorów i menedżerów wyższego szczebla. Powodem nie są jednak koszty czy proces adaptacji pracowników do nowego porządku.

Główną przyczyną są stereotypy i „analogowe” przyzwyczajenia, które blokują proces cyfrowej transformacji. Mimo ogromnego wzrostu znaczenia nowych technologii wciąż najpopularniejszą formą przechowywania i archiwizowania danych są dokumenty papierowe, które nie tylko podnoszą koszty operacyjne, ale też ograniczają dostęp do informacji o klientach pracownikom różnym działów jednej organizacji.

Dla podnoszenia jakości obsługi klienta w ramach wielokanałowej komunikacji, współpraca dyrektorów ds. IT, marketingu, obsługi klientów i finansów jest kluczowa – jeden wspólny model zarządzania informacją o zachowaniach konsumentów dla każdego z tych działów może przynieść wymierne korzyści biznesowe.

Tendencje globalne

Duże przedsiębiorstwa coraz chętniej wykorzystują outsourcing usług związanych z zarządzaniem dokumentami i ich przetwarzaniem. Według prognoz Tech Navio na lata 2014-2020 wzrost wartości rynku usług outsourcingu dokumentów wyniesie 5,5 proc. Dostawcy takich usług wskazują na szereg korzyści wynikających z cyfryzacji.

Najważniejsze z nich to:
- możliwość integracji z wewnętrznymi systemami firm,
- wspólne cyfrowe archiwa danych,
- wykorzystanie innowacyjnych urządzeń i oprogramowania, umożliwiającego konwertowanie odręcznego pisma do popularnych formatów cyfrowych (TIFF, JPEG, PDF, PDF/A, załączniki e-mail),
- większe bezpieczeństwo danych (rozbudowane systemy zabezpieczeń),
- wykorzystanie narzędzi optycznego rozpoznawania znaków (OCR) do konwersji dokumentu na edytowalny tekst.

– W ostatnich latach zauważamy znaczący wzrost zainteresowania usługami outsourcingu wśród naszych klientów – przyznaje Przemysław Jabłoński, Channel Director, Canon Business Services, Canon Polska. – Z naszych obserwacji wynika, że nawet dyrektorzy ds. IT nie zawsze są świadomi wszystkich możliwości wynikających z wdrożenia nowego modelu w przedsiębiorstwie. Poza inteligentną obsługą dokumentów i danych o klientach, wyspecjalizowany dział Canon Business Services zajmuje się projektowaniem elastycznych procesów firmowych oraz ścieżek obiegu informacji, również w oparciu o urządzenia mobilne i ich integrację ze środowiskiem firmowym w modelu BYOD (Bring Your Own Device), CYOD (Choose Your Own Device), a nawet SYOD (Smuggle Your Own Device) w sposób w pełni bezpieczny dla organizacji.

Usługa jako całość

W przypadku outsourcingu usług szczególnie dyrektorzy ds. IT w bezpośredniej współpracy z dyrektorem finansowym powinni wziąć większą odpowiedzialność za proces integracji obszaru technologicznego i biznesowego firmy.

Niezależnie od tego, jaki obszar działalności firmy zostanie objęty tym procesem, przy wyborze partnera biznesowego warto przeanalizować nie tylko jakość konkretnych rozwiązań, ale również kompatybilność oprogramowania z hardwarem czy kompleksową obsługę posprzedażną. Dzięki temu firma będzie mogła optymalizować codzienną działalność zarówno w momencie wdrożenia wybranego modelu, jak i w przyszłości – wraz ze zmieniającymi się potrzebami.

 

1 1 1 1 1 1 1 1 1 1
5.0