data publikacji

Mimo przeniesienia wielu dokumentów i danych w sferę cyfrową, większość firm nadal boryka się z problemem przechowywania wielu istotnych dokumentów.

Przepisy prawne nakładają na przedsiębiorców konieczność tworzenia i przechowywania licznych dokumentów księgowych, podatkowych, kadrowych, umów...

Należą do nich umowy, faktury, dokumenty kadrowe, projekty, prezentacje i inne ważne informacje, które zazwyczaj trzymane są w szafkach, na półkach czy w teczkach. Niektóre z nich nie są potrzebne na co dzień, inne natomiast powinniśmy mieć zawsze pod ręką.

Warto więc zadbać o wydzielenie miejsca, gdzie w łatwy sposób można będzie przechowywać dokumenty o największej wartości, ale też te, które przydają się najczęściej i których znalezienie w stosie innych zawsze bywa czasochłonne. Z pomocą przychodzi sejf, który pozwala utrzymać porządek i w jednym miejscu zgromadzić wszystko, czego potrzebujemy.

Przepisy prawne nakładają na przedsiębiorców konieczność tworzenia i przechowywania licznych dokumentów księgowych, podatkowych, kadrowych, umów z kontrahentami i klientami, regulaminów, rachunków, ofert etc. W efekcie każda firma boryka się z problemem odpowiedniego zabezpieczenia często nadmiernej liczby druków. Niektóre mogą latami leżeć nieprzydatne w firmowych teczkach, inne powinniśmy móc w każdej chwili zlokalizować i wykorzystać, na przykład w trakcie kontroli lub negocjacji z klientami.

Sprawny obieg oraz archiwizacja dokumentów, oparta o proste procedury, pomoże przede wszystkim zaoszczędzić bardzo cenny dla przedsiębiorców czas.

Oprócz pomocy w utrzymywaniu porządku w papierach, sejf spełnia też funkcje ochronne, które są jedną z podstawowych reguł prowadzenia biznesu. Utrata dokumentacji w wyniku zniszczenia, uszkodzenia, zalania, pożaru albo kradzieży może mieć bowiem dotkliwe konsekwencje wizerunkowe, a nawet prawne.  

– Przy przechowywaniu dużej liczby dokumentów zgromadzonych w segregatorach albo cennego sprzętu elektronicznego sprawdzą się szafy z blachy stalowej, cechujące się wysoką odpornością na włamanie. Posiadają one półki o regulowanej wysokości zawieszenia, które umożliwiają dostosowanie wnętrza do indywidualnych potrzeb, zaś wyposażenie dodatkowe w postaci zamykanej skrytki przyda się, gdy dostęp do szafy ma więcej niż jedna osoba – mówi ekspert, Wojciech Tyburski, Dyrektor Handlowy Konsmetal. – Do wyboru mamy szafy na dokumenty klasy A, B i C, przystosowane do przechowywania dokumentów poufnych, tajnych i ściśle tajnych według Zarządzenia MON nr 46 i 57 MON z grudnia 2011r, a także szafy na dokumenty SD, umożliwiające kompleksowe przechowywanie dokumentów i materiałów niejawnych oznaczonych klauzulą „tajne” (klasa S1) i „ściśle tajne” (klasa S2 i 0). Wszystkie modele wyposażone są w atestowane zamki kluczowe.

W dobie cyfryzacji wiele dokumentów przybiera formę elektroniczną, w szczególny sposób należy więc chronić komputery oraz inne nośniki danych. W firmach zajmujących się tworzeniem unikalnych kodów, agencjach marketingowych czy biurach projektowych, kradzież laptopa lub dysku twardego oznacza utratę cennego, często niepowtarzalnego know-how.
– Do ochrony sprzętu możemy wykorzystać szafy albo rozwiązanie stworzone z myślą o zabezpieczeniu urządzeń przenośnych, takie jak sejfy Koliber klasy S1 w wersji Laptop. W zależności od modelu i pojemności można przechowywać w nich notebooka, urządzenia multimedialne, a dodatkowo także segregatory z dokumentami – dodaje Wojciech Tyburski.

Biura często sięgają też po rozwiązanie, jakim są sejfy wrzutowe, sprawdzające się szczególnie tam, gdzie niezbędny jest stały kontakt z klientem i gdzie występuje konieczność deponowania gotówki bądź dokumentów. Na wyposażeniu prywatnych gabinetów powinny znaleźć się dostępne w zróżnicowanych rozmiarach sejfy SL. W zależności od pojemności i modelu, wyposażone są one w półki z regulacją wysokości zawieszenia, co pozwala na dostosowanie wnętrza do indywidualnych potrzeb.
Alternatywą są kasy pancerne KP, charakteryzujące się wyższą klasą odporności, a tym samym umożliwiające przechowywanie cenniejszych przedmiotów. Ich wielowarstwowa konstrukcja wypełniona jest specjalnym kompozytem, a dzięki swojej niezawodności zyskały m.in. zaufanie banków i instytucji publicznych.


Sejf, ewentualnie inne urządzenia do zabezpieczenia mienia, powinny znaleźć się na wyposażeniu każdego biura. Model, a co za tym idzie jego pojemność, klasa odporności, wybór zamka kluczowego, szyfrowego lub cyfrowego i dodatkowe funkcje należy dostosować do profilu firmy oraz bieżących potrzeb użytkowników. W ten sposób zapewnimy bezpieczeństwo, ale także porządek przechowywanej dokumentacji i innych wartościowych przedmiotów.

1 1 1 1 1 1 1 1 1 1
5.0