data publikacji

CV, zaświadczenia, umowy o pracę, orzeczenia lekarskie, świadectwa pracy, wyniki badań okresowych, deklaracje PIT... Dzięki nowym technologiom możliwe jest przechowywanie elektronicznych kopii dokumentów.

Liczba dokumentów pracowniczych w firmach rośnie z roku na rok, a wraz z nią zwiększają się nakłady finansowe i operacyjne przeznaczone na ich przetwarzanie. To wpływa negatywnie nie tylko na budżet przedsiębiorstwa, ale także na efektywność wykorzystania informacji w działalności biznesowej i wydłużenie procesów związanych z zarządzaniem kapitałem ludzkim. Firmy, które chcą usprawnić procesy administracyjne, coraz częściej sięgają po profesjonalne narzędzia. Umożliwiają one nie tylko zarządzanie dokumentacją pracowniczą, ale mogą także stanowić rozszerzenie funkcjonujących w przedsiębiorstwach systemów HCM (Human Capital Management) do zarządzania zasobami ludzkimi.

Kopia w e-teczce

- Dzięki technologiom stworzonym z myślą o usprawnieniu codziennej pracy możliwe jest przechowywanie elektronicznych kopii wszystkich dokumentów zawartych w teczce osobowej pracownika w formie e-teczki – wyjaśnia Teresa Olszewska, Prezes Zarządu GAVDI Polska S.A. - W ten sposób wszystkie dane, których gromadzenie wymagane jest przepisami prawa, zyskują swoje cyfrowe kopie, która trafiają do elektronicznego archiwum. Dzięki temu możliwy jest szybki dostęp do wybranych dokumentów bez konieczności sięgania do tradycyjnych teczek osobowych i wertowania papierowych wersji. W ten sposób wszystkie procesy, w których wykorzystywana jest dokumentacja pracownicza przebiegają sprawniej, generując mniejsze koszty. Ponieważ dostęp do niej możliwy jest z poziomu komputera wyposażonego w odpowiednią aplikację, ograniczona zostaje potrzeba drukowania lub przesyłania dokumentów do innych jednostek organizacyjnych, co w znaczący sposób ogranicza wydatki dotychczas ponoszone na zarządzanie dokumentacją pracowniczą. Cyfryzacja teczek pracowników przekłada się nie tylko na efektywniejszą pracę, ale także na większe bezpieczeństwo dokumentów i zawartych w nich danych osobowych. Dostęp do zasobów archiwum kontrolowany jest za pomocą zdefiniowanych wcześniej uprawnień, dzięki czemu wyeliminowane zostaje ryzyko dostępu do danych przez osoby do tego nieupoważnione.

Takie uprawnienia mogą być zdefiniowane w kilku perspektywach:
•    dostępu do dokumentów określonych pracowników, np. według ich funkcji lub lokalizacji,
•    dostępu do wybranego zakresu dokumentów,
•    możliwości tylko wglądu, lub także ich usuwania.
Nietrudno sobie wyobrazić, że wyeliminowanie konieczności wertowania i przesyłania papierowej dokumentacji chroni również oryginały przed zniszczeniem czy zagubieniem.

Wsparcie dla kadr

Elektroniczna teczka osobowa obejmuje szereg funkcji stanowiących znaczące wsparcie dla pracowników działu kadr. Dostępne na rynku narzędzia umożliwiają na przykład  przygotowanie raportu, który w sposób chronologiczny prezentuje historię zatrudnienia pracownika w danej firmie, od momentu jego rekrutacji, poprzez kolejne awanse, zmianę rodzaju umowy, aż po jego rozstanie z firmą. Z poziomu takiego raportu możliwy jest także bezpośredni wgląd do wszystkich uwzględnionych w nim dokumentów.

Zalety cyfryzacji

O zmianie tradycyjnego archiwum na elektroniczne teczki osobowe powinny pomyśleć szczególnie firmy i instytucje zatrudniające wielu pracowników lub przedsiębiorstwa z rozproszoną strukturą organizacyjną, która utrudnia bieżący dostęp do papierowych dokumentów. Cyfryzacja to także doskonałe udogodnienie dla wszystkich organizacji, które chcą usprawnić codzienne procesy związane z administracją kadrami i obniżyć ich koszty.


Cyfryzacja teczek  pracowników przekłada się nie tylko na efektywniejszą pracę, ale także na większe bezpieczeństwo dokumentów i zawartych w nich danych osobowych. Wyeliminowanie konieczności wertowania i przesyłania papierowej dokumentacji chroni również oryginały przed zniszczeniem czy zagubieniem.

1 1 1 1 1 1 1 1 1 1
5.0