data publikacji
Orgatec

Dziś niemal każda firma tworzy, przechowuje i przesyła dane i dokumenty w postaci elektronicznej. A jak jest z ważnymi dokumentami biznesowymi, fakturami i rachunkami?

Fot. Fujitsu
źródło: Fujitsu

Większość przedsiębiorstw nadal wymaga dokumentów w formie papierowej – głównie z powodu błędnego założenia, że takie rodzaje dokumentów można przechowywać jedynie w postaci papierowej.
Gdyby faktury skanowano zaraz po ich otrzymaniu, włączano je do cyfrowego procesu pracy, a następnie niszczono papierowe oryginały, można by zaoszczędzić pracownikom dodatkowych zadań. Takie podejście nazywane jest „skanowaniem zastępczym”.

Przyzwyczajenia i przepisy

We współczesnym biznesie praktycznie nie istnieje zadanie, które nie mogłoby skorzystać na cyfrowym wsparciu. Narzędzia komputerowe mają upraszczać i przyspieszać typowe procesy oraz redukować ilość papierowych dokumentów, jednak mimo tego osoby zajmujące się księgowością i finansami często opornie podchodzą do kwestii digitalizacji, przez co faktury i rachunki zapełniają kolejne segregatory. Dlaczego tak się dzieje?

Wiele firm obawia się przede wszystkim kosztów wprowadzenia elektronicznego księgowania. Obawiają się również, że służby podatkowe podczas ewentualnej kontroli mogą nie uznać ważności plików elektronicznych. Dlatego kwestią kluczową jest poprawna interpretacja przepisów podatkowych, by mieć pewność co może, a co nie może być przechowywane wyłącznie w postaci cyfrowej. Silne przyzwyczajenie do papieru stanowi największą przeszkodę dla transformacji cyfrowej.
Innymi przeszkodami mogą być obiekcje co do bezpieczeństwa i niezawodności systemów elektronicznych, a także koszty, jakie niesie ze sobą wdrożenie sprawnie działającego systemu.

W cyfrowym obiegu

Praca księgowych oraz współpraca innych osób z nimi może stać się prostsza, jeżeli możliwe jest przesyłanie niezbędnych dokumentów w postaci cyfrowej. Eksperci podatkowi mogą pomóc swym klientom w digitalizacji wszelkich rodzajów faktur, dokumentów i rachunków.

Rozsądnym rozwiązaniem dla firm, których pracownicy dużo czasu spędzają poza biurem, np. u klientów, podpisując umowy, są skanery mobilne. Urządzenia takie jak Fujitsu ScanSnap iX100 albo ScanSnap S1100i mają bardzo małe – z łatwością zmieszczą się nawet do niewielkiej torby – oraz łatwe w użyciu.
iX100 zapewnia wysoką szybkość skanowania (ponad pięć stron na minutę) i jest wyposażony w łączność wi-fi. Dzięki temu, gdy np. przedstawiciel handlowy zawiera umowę z nowym klientem w jego siedzibie, dokument może być od razu zeskanowany, przesłany do centrali i włączony do cyfrowego obiegu, by podlegać dalszemu przetwarzaniu – chociażby przez księgowość. Możliwa jest transmisja zarejestrowanych dokumentów bezpośrednio do urządzeń mobilnych.

Takie urządzenie jest również rozwiązaniem doskonałym dla księgowych pracujących w kancelariach podatkowych, odwiedzających klientów, by analizować dokumenty na miejscu. Zdigitalizowanie najważniejszych dokumentów za pomocą przenośnego skanera poza własnym biurem staje się dziecinnie proste.

Sprawne procesy biznesowe

Zalety całkowicie elektronicznego przetwarzania faktur i rachunków są oczywiste. Księgowi, korzystając z cyfrowego obiegu dokumentów, oszczędzają miejsce na składowanie dokumentów i przede wszystkim czas, który nierzadko marnowany jest na odnalezienie papierowej wersji, gdy zostanie ona źle skatalogowana.

Nie bez znaczenia pozostaje fakt, że każdy zaoszczędzony skrawek papieru stanowi wkład na rzecz ochrony środowiska. Przejście na dokumenty cyfrowe zapewnia mobilność i szybkość procesom biznesowym i pomaga budować „zielony” wizerunek firmy.

Ile to kosztuje?

Warto również dodać, że z pozoru kosztowna inwestycja w rozwiązania do digitalizacji dokumentów może się szybko zwrócić. Mała firma z 15 pracownikami wydaje miesięcznie ok. 800 zł na drukowanie. Zgodnie z szacunkami stowarzyszenia Association for Information and Image Management (AIIM) aż 67 procent wydruków i kopii jest zbędnych.

Do zwrotu z inwestycji w digitalizację - oprócz redukcji kosztów druku - dochodzi mniej czasu marnowanego przez pracowników, np. na katalogowanie i poszukiwanie dokumentów papierowych.

Skanowanie i przetwarzanie

Mimo tych wszystkich cech, które nowoczesne skanery mają do zaoferowania: łatwości obsługi, szybkiej pracy, zapewniania obrazu wysokiej jakości, nie należy zapominać, że samo skanowanie to dopiero początek. Dokumenty cyfrowe muszą być przeniesione do odpowiednich procesów w biznesie i administracji. Hasłem przewodnim stało się więc „skanowanie w celu przetwarzania”.

– Jesteśmy przekonani, że dokument, np. fakturę, można zeskanować szybciej i sprawniej na początku procesu biznesowego. Innym aspektem jest to, że można również znacznie obniżyć koszty ręcznego przetwarzania danych, jak na przykład sortowania, katalogowania, przechowywania, przesyłania i pobierania – mówi Klaus Schulz, Manager Product Marketing EMEA w PFU Imaging Solutions Europe Ltd. – Kiedyś były dwie koncepcje elektronicznej rejestracji dokumentów. Zazwyczaj dokumenty były skanowane w centrali back-office na końcu łańcucha procesu, a następnie statycznie katalogowane. W drugiej opcji pracownicy skanowali je na początku łańcucha procesu przy swoich biurkach, co było przydatne przede wszystkim w kontekście aktualnie wykonywanych przez nich zadań. Dopiero trend skanowania w celu przetwarzania pokazał, że odizolowane pomysły na skanowanie są krótkowzroczne.


Przeczytaj także:

Druk mobilny: jak wdrożyć w firmie

Superszybkie skanery Panasonic

 

1 1 1 1 1 1 1 1 1 1
4.8