data publikacji
Orgatec

Lista wymagań wobec firm w kwestii ochrony danych i zarządzania nimi nieustannie się powiększa.


Bezpieczeństwo danych stało się bardzo ważne dla wielu organizacji, szczególnie tych, które mają w posiadaniu wrażliwe dane osobowe (np. informacje zdrowotne, finansowe). Równolegle przedsiębiorstwa muszą sobie radzić z większą ilością informacji na większej ilości urządzeń – jest ich więcej, niż kiedykolwiek wcześniej. Dodatkowo kombinacja fizycznego papieru i cyfrowych informacji sprawia, że zarządzanie danymi i dbanie o ich bezpieczeństwo staje się jeszcze bardziej skomplikowane.

Niebezpieczny papier

Z perspektywy papieru oczywiste jest, że najbardziej aktualne poufne dane firmy znajdują się na papierze opuszczającym drukarki. Te strony zawierają wszelkie przedsięwzięcia będące w toku – od strategii, scenariuszy, przez plany produktowe i cenowe, umowy, a nawet kwestie finansowe i pracownicze.
Dokumenty drukowane są jednym z najsłabszych ogniw w łańcuchu dokumentów. Mogą zostać zeskanowane i udostępnione bez żadnego śladu, a dokumenty elektroniczne mogą zostać wydrukowane i udostępniane w formie papierowej.

Efektywna digitalizacja

Łatwiej jest zabezpieczyć informacje elektronicznie niż poprzez skomplikowany papierowy obieg dokumentów. W ten sposób digitalizacja może okazać się bardzo efektywna w zwiększaniu bezpieczeństwa danych przedsiębiorstwa.
Zgodnie z raportem Parlamentu Europejskiego z 2013 roku ryzyko istnieje zawsze. Incydenty związane z bezpieczeństwem wynikające ze złych zamiarów (z wyłączeniem wypadków i awarii) kosztują europejskie przedsiębiorstwa w sumie co najmniej 935 milionów euro rocznie. Ale według firmy analitycznej Ovum firmy mogą zmniejszyć koszty sądowe, grzywny i odszkodowania o 25 proc., jeśli zastosują się do procedur najlepszych praktyk zarządzania danymi, bezpieczeństwa i e-discovery.

Plusy i minusy

Cyfryzacja nie tylko pomaga egzekwować prawne wymogi bezpieczeństwa, normy branżowe i zasady organizacyjne. Pomaga również odnajdywać i pobierać informacje na żądanie, kontrolować dostęp i poufność, kompleksowo badać oraz bezpiecznie przechowywać i niszczyć.
Papierowe dokumenty będą nadal częścią biznesowego życia w przewidywalnej przyszłości. Najważniejsze to pomóc firmie w dołączeniu aspektów bezpieczeństwa i zgodności z regulacjami do projektów cyfryzacji procesów. Oczywiście, zawsze znajdą się sytuacje, gdzie papier będzie niezbędny, ale nawet w tych sytuacjach można zwiększyć bezpieczeństwo. Na przykład gdy pracownik drukuje, skanuje lub faksuje jakiś dokument – to ten proces można automatycznie monitorować i rejestrować. Dotyczy to także daty i czasu, użytego urządzenia oraz pełnej treści dokumentu. Dzięki temu każdy dokument może zostać wyszukany, a dział Informatyczny lub Bezpieczeństwa Informacji może zostać zaalarmowany w razie nieprawidłowości. Pozwala im to monitorować przepływ danych jak i konkretne słowa kluczowe, dzięki czemu następuje zwiększenie bezpieczeństwa danych.

Wnioski?

Posiadanie solidnego planu bezpieczeństwa, obejmującego zbieranie i przechowywanie poufnych informacji jest bardzo istotne dla każdej organizacji, niezależnie od jej wielkości.
W cyfrowym biurze można łatwiej śledzić potencjalne wycieki danych. Śledztwa mogą być zawężone do tych osób, które miały dostęp, wydrukowały, kopiowały lub skanowały te informacje. Takie podejście pozwala organizacjom, które przeszły proces cyfryzacji, aktywnie zarządzać nieuniknionym ryzykiem w zakresie bezpieczeństwa danych.

Autor: Grzegorz Najda, Prezes Lexmark Polska

1 1 1 1 1 1 1 1 1 1
5.0