data publikacji
Orgatec

Według firmy analitycznej Gartner, średnio około 80% danych w firmach uznaje się za nieustrukturyzowane. Co to oznacza i czym są te dane dla firm - wyjaśnia Grzegorz Najda, Prezes Lexmark Polska.


W firmach znajduje się ogromna liczba informacji - w dokumentach tekstowych, prezentacjach, grafikach, mailach, plikach audio i video, stronach internetowych i różnego rodzaju oprogramowaniu biurowym. Zaklasyfikowanie ich jako dane nieustrukturyzowane nie oznacza oczywiście, że nie posiadają one żadnej struktury. Oznacza to raczej, że nie pasują do żadnej bazy danych, nie mogą być one także elementem relacyjnego modelu danych w firmie.

Dane i informacje

Dane przechowywane poza bazą danych stanowią znaczącą część wszystkich danych przedsiębiorstwa. Innymi słowy: ogromne ilości nieustrukturyzowanych danych nie docierają do pracowników, którzy potrzebują ich, by być produktywnymi. Dane takie mogą przybierać formy np. wniosków kredytowych lub roszczeń z tytułu ubezpieczenia, testów studenckich, formularzy czy aplikacji o pracę.
Niezależnie od źródła, powstaje informacja w formie papierowej, która musi zostać zeskanowana i przeniesiona do systemów biznesowych, ale często pozostaje w postaci nieustrukturyzowanej.

Szybkość, czas i błędy

Nie dość, że wzrasta liczba nieustrukturalizowanych danych, to jednocześnie tworzenie nowych danych jeszcze nigdy nie było bardziej rozproszone. Przy tym szybkość przemieszczania się ich wewnątrz sieci firmowej zdecydowanie się zwiększyła.
Zarządzanie nieustrukturyzowanymi danymi jest niezwykle ważne, jeśli firma chce poprawić swoją efektywność, zredukować koszty przechowywania dokumentów i obniżyć koszty uzyskiwania zgodności z regulacjami. Zadanie to jest niezmiernie trudne, ponieważ ręczne wprowadzanie, obróbka i klasyfikacja ogromnej ilości danych wymaga czasu i zasobów oraz podnosi koszty ogólne. Ten proces jest nie tylko czasochłonny, ale również podatny na błędy.
Ta praca nie stanie się prostsza sama z siebie. Pomimo naszych starań, by ujarzmić tę nieustrukturyzowaną bestię, w dalszym ciągu ilość takich danych rośnie. Analitycy z Gartnera przewidują, że ich ilość wzrośnie aż o 800 proc. w ciągu najbliższych pięciu lat.
Jest to prawdziwe wyzwanie dla tych organizacji, które chcą lepiej rozumieć procesy zachodzące we własnej firmie, chcą przewidywać najbliższe wydarzenia, reagować w obliczu ryzyka oraz wykorzystywać nadarzające się szanse. Jeżeli firmy nie posiadają odpowiedniego oprogramowania, aby być gotowymi na nadchodzące problemy z zarządzaniem treścią – czas najwyższy, aby zacząć coś z tym zrobić.

Cyfryzacja – lekiem na problemy?

Jeszcze gorsza informacja jest taka, że część procesów w przedsiębiorstwie to nieustrukturyzowane dane w świadomości pracowników. Pracownikom brakuje systematycznego podejścia w zakresie pozyskiwania danych, zarządzania, komunikacji, pomiaru efektywności i usprawnień.
Kiedy czynności związane z pracą są nieustrukturalizowane, codzienne zachowania pracowników pozbawione są spójności i wydajności.
Dla wielu firm odruchową reakcją jest próba cyfryzacji wszystkiego i przechowywania danych w bezpiecznym miejscu. Ale takie podejście niczego nie zmienia w kwestii nieuporządkowanych danych. Przeciwnie, może nawet pogorszyć sytuację. Jeżeli dane te nie zostały odpowiednio skatalogowane i opisane, to i tak będą wymagać ręcznego wyszukiwania za każdym razem, kiedy będą potrzebne.
W dzisiejszym, zinformatyzowanym środowisku, sposób przetwarzania najważniejszych danych może pomóc lub zaszkodzić Twojej firmie. Jeśli zrobisz to dobrze, Twój biznes będzie się rozwijał. Ale jeśli zrobisz jeden niewłaściwy wpis, możesz stracić czas, pieniądze i klientów. Dlatego bardzo ważne jest, aby przekazywać odpowiednie informacje do właściwych ludzi, we właściwym czasie i w odpowiednim formacie.

Automatyzacja plus inteligencja

Istotnym elementem jest wprowadzenie inteligencji i automatyzacji do procesu skanowania i digitalizacji danych. W nowym podejściu dokumenty, zamiast po prostu zostać dołączonymi do stosu nieuporządkowanych danych, zostają prawidłowo zaklasyfikowane w zależności od ich treści. Najważniejsze informacje są wychwytywane kontekstowo, a następnie zatwierdzane i płynnie przesyłane do głównych aplikacji biznesowych i procesów obiegu dokumentów.
Inteligentne skanowanie z wysokim poziomem dokładności może natychmiast zmienić dane z nieustrukturyzowanych na ustrukturyzowane. Jako takie, stają się one częścią modelu danych, które mogą być indeksowane i integrowane.
Co istotne, proces ten może być wykonywany od razu w miejscu skanowania dokumentów, nawet w rozproszonych środowiskach. Dzięki temu możliwe staje się tworzenie całościowych rozwiązań: skanowania, przetwarzania, dystrybucji, przechowywania i wyszukiwania informacji. To rozwiązuje problem nieuporządkowanych danych w sposób dokładny i automatyczny. Jednym słowem: inteligentny.

Efekty i korzyści

Kiedy to podejście zostanie prawidłowo i sprawnie zrealizowane, możliwe będzie przekształcanie kosztownych i podatnych na błędy procesów w efektywne, generujące dochód i wartość dodaną operacje. Dzięki automatyzacji tych procesów pracownicy będą mogli poświęcić więcej czasu na skupienie się na istotnych kwestiach, takich jak rozwój firmy i zwiększanie zadowolenia klientów.


Dzięki zmniejszeniu ilości nieustrukturyzowanych informacji w firmie, uzyskanie wartości dodanej z tych treści stanie się łatwiejsze. Nie tylko procesy i obieg dokumentów będą zautomatyzowane, lecz możliwe stanie się również przeszukiwanie, podgląd i analiza treści w poszczególnych pionach organizacyjnych.

1 1 1 1 1 1 1 1 1 1
5.0