data publikacji
Orgatec

Optymalizacja procesu zarządzania informacją w firmie przynosi wiele korzyści. Obieg dokumentów jest szybszy i sprawniejszy, obniżone zostają koszty zarządzania i zredukowane straty, wynikające z niewłaściwej obsługi dokumentów.

Konica Minolta stworzyła usługę ECM Consulting, dzięki której firmy zyskują usprawnienie procesów biznesowych i związane z tym oszczędności.

Zbudowanie systemu zarządzania treścią w przedsiębiorstwie to spore wyzwanie. Firmy, którym udaje się przejść przez cały proces, w efekcie otrzymują oszczędności finansowe, wynikające z lepszego wykorzystania czasu przez pracowników, jak i możliwości uzyskania przewagi konkurencyjnej.
Pomimo, iż problem dotyczy niemal wszystkich organizacji, nadal w dużej liczbie przedsiębiorstw (szczególnie mniejszych) proces ten uważany jest za zbędny lub niemożliwy do przeprowadzenia.   

W celu usprawnienia firmowych procesów biznesowych Konica Minolta stworzyła usługę Enterprise Content Management Consulting, która obejmuje doradztwo w zakresie optymalizacji procesów przebiegających w przedsiębiorstwie, związanych z przetwarzaniem informacji i dokumentów.

Przedsiębiorstwo, które korzysta z usługi ECM Consulting, może liczyć na wyeliminowanie działań nic nie wnoszących do procesu obiegu dokumentów, tj. przekazywania ich z rąk do rąk, czy przechowywania na biurkach, co eliminuje także możliwość zagubienia ważnych informacji.

Dzięki wbudowanym raportom i statystykom możliwa staje się analiza obiegu firmowych dokumentów. Cały projekt ma też ogromny wpływ na zwiększenie bezpieczeństwa i poufności przekazywanych danych, dzięki ewidencji i kontroli ważnych informacji. Skuteczniejsze przetwarzanie dokumentów skraca z kolei czas obsługi klientów, co przekłada się na zwiększenie konkurencyjności przedsiębiorstwa.

Pracownicy wielu firm narzekają na brak kontroli nad poszczególnymi wersjami dokumentów i możliwości sprawdzenia, które osoby są za nie odpowiedzialne. Poza tym ginie wiele dokumentów papierowych, które zalegają na biurkach, w nieopisanych teczkach, co często – w wyniku braku nadzoru – przekłada się na przekroczenie terminów realizacji różnych projektów i negatywnie wpływa na bezpieczeństwo informacji.
– Częstą przyczyną takiego stanu rzeczy są błędy w sposobie opisywania dokumentów oraz zbyt duża pracochłonność związana z ich wyjaśnianiem – mówi Marta Kudła, Product Manager w firmie Konica Minolta. – Dlatego wraz ze swoimi partnerami zdecydowaliśmy się na oferowanie usług, które pomagają wyeliminować tego typu problemy.

Jak to wygląda w praktyce? Na pierwszym etapie świadczenia usługi ECM Consulting klientowi prezentowane są ogólne cele, założenia usługi i sposób jej świadczenia. Zbierane są również podstawowe informacje o charakterze firmy oraz użytkowanej infrastrukturze biurowej.
W następnej kolejności wyodrębniane i definiowane są procesy obiegu dokumentów, które zostają poddane optymalizacji, a także zakres dalszych działań w tym obszarze. Efektem jest stworzenie dokumentu, podsumowującego przebieg danego procesu w przedsiębiorstwie.

Kolejny etap stanowi przygotowanie projektu optymalizacji, podczas którego przedstawiciele Konica Minolta pozostają w stałym kontakcie z kluczowymi departamentami oraz wskazanymi pracownikami firmy, których bezpośrednio dotyczy optymalizowany proces.


Na podstawie zebranych informacji oraz analizy sytuacji wyjściowej opracowywane są rozwiązania, które zapewniają optymalizację wybranego procesu obiegu dokumentów.
Ostatni etap to prezentacja wyników prac, w której podsumowywane są aktualne zasady obiegu dokumentów w firmie oraz omawiane sugerowane zmiany.

1 1 1 1 1 1 1 1 1 1
5.0