data publikacji

Początek jesieni oznacza największy ruch w branży konferencyjnej. Firmy wydają milionowe budżety na spotkania firmowe, konferencje czy spotkania zarządów. Co najbardziej liczy się przy wyborze hotelu na konferencję?

Cena i kuchnia to ważne kryteria wyboru oferty | Fot. Narvil

Cena, jakość usług, usługi niestandardowe? Co najbardziej liczy się dla klienta biznesowego przy wyborze hotelu na konferencję?
Na te pytania starali się odpowiedzieć przedsiębiorcy z całej Polski w 1.edycji ogólnopolskich badań wykonanych przez IBRiS na zlecenie hotelu Narvil: „Rynek spotkań biznesowych pod lupą: Kto? Co? I gdzie?".

Milionowe budżety

Wrzesień i październik to miesiące, w których widać zwiększony ruch w obiektach konferencyjnych. Zgodnie z wynikami badań zaledwie 9 proc. firm planuje organizacje takiego wydarzenia w wakacje, natomiast aż 26 proc. przebadanych firm planuje takie wydarzenia we wrześniu.
Budżety na takie wydarzenia mogą przekroczyć nawet milion złotych. 50 proc. przedsiębiorstw w Polsce wydaje do 100 tys. zł w trakcie jesiennego szczytu konferencyjnego, a 3 proc. firm przeznacza na ten cel ponad milion złotych.

– Łączny jesienny budżet konferencyjny dostępny na rynku szacowany jest nawet na kilkadziesiąt milionów złotych. Warto wspomnieć również, że obecny udział przemysłu spotkań w PKD w Polsce waha się w okolicach 2 proc. – ocenia Anna Nowakowska Manager ds. Kluczowych Klientów Hotelu Narvil Conference & Spa, blogerka StrefaMICE.pl oraz Członek Zarządu Stowarzyszenia Branży Eventowej w Polsce.

Planowanie i poszukiwanie

W Polsce duże wydarzenia firmowe planowane są ze sporym wyprzedzeniem – klienci chcą mieć możliwość porównania ofert i wybrania najkorzystniejszej z nich. Prawie połowa (bo aż 45 proc.) z przebadanych firm rozpoczyna planowanie konferencji lub biznesowego spotkania na 1-3 miesięcy przed wydarzeniem. Co piąta firma (22 proc.) planuje takie wydarzenia nawet z półrocznym wyprzedzeniem (3-6 miesięcy przed wydarzeniem).
72 proc. firm samodzielnie poszukuje obiektu do zorganizowania konferencji, często posługując się w tym celu materiałami reklamowymi. Ponad połowa z nich (52 proc.) wyszukuje obiektu za pomocą wyszukiwarek internetowych. Zaledwie 15 proc. przedsiębiorstw korzysta z ofert, które przesyłają do nich obiekty hotelowe i konferencyjne.

– Szczyt konferencyjny to duże wyzwanie dla działów aktywnej sprzedaży. 28 proc. firm kontaktuje się z obiektami, z którymi już wcześniej miały okazję współpracować, dlatego nasi pracownicy starają się przedstawić ofertę w unikatowy sposób i nawiązać bezpośrednie relacje z potencjalnym klientem. Bardzo ważny jest kontakt „face to face”, który pozwala na budowanie trwałych relacji z klientem. Duża konkurencja na rynku sprawia, że klienci są przytłoczeni ilością ofert spływających na skrzynki mailowe lub telefonicznie. Duża część klientów szuka ofert samodzielnie, dlatego nie można zapominać o nowoczesnych formach sprzedaży poprzez inne kanały komunikacji prowadzone przez działy: marketingu, reklamy, promocji i PR. Dzięki temu jesteśmy widoczni i docieramy do osób, które aktywnie poszukują miejsca na wydarzenie biznesowe – komentuje Grażyna Kowalczyk, Dyrektor Generalny Hotelu Narvil Conference & Spa, Hotelarz Roku 2014.

Koszty i… kuchnia

Cena to decydujące kryterium przy wyborze miejsca na konferencję lub spotkanie biznesowe – tak uważa aż 80 proc. respondentów. Kolejna jest jakość kuchni, która jest ważna dla niemal połowy przebadanych firm (48 proc.). Tak samo oceniona została łatwość dojazdu do obiektu. Jednak najniższa cena nie idzie w parze z zaniżaniem standardu poszukiwanych usług. Ilość gwiazdek określających standard hotelu to jedno z głównych kryteriów dla co czwartej przebadanej firmy, a 39 proc. zwraca na nie uwagę przy wyborze oferty.

– Cena i kuchnia to ważne kryteria wyboru oferty. Jednak klienci biznesowi nie poszukują najniższej oferty za wszelką cenę, a standard obiektu musi iść w parze z ceną. Wysoki standard i obsługa miejsca to kryteria, które spowodowały wybór oferty danego obiektu przez 38 proc. firm podczas planowania przez nie ostatniego wydarzenia – podkreśla Grażyna Kowalczyk, Dyrektor Generalny Hotelu Narvil Conference & Spa, Hotelarz Roku 2014.

Do trzech razy sztuka?

Hotele i obiekty konferencyjne zabiegają również o powrót klientów do obiektu przy okazji kolejnego wydarzenia. Po przeanalizowaniu danych wewnętrznych Hotelu Narvil wynika, iż możliwe jest zorganizowanie wydarzenia dla tego samego klienta maksymalnie do trzech razy w jednym obiekcie (pod rząd). Dlatego tak ważne jest pierwsze wrażenie i ciągłe podnoszenie wysokiego standardu usług.


Badanie rynku usług hotelowo-konferencyjnych w Polsce zostało wykonane w I kwartale 2016 roku przez Instytut IBRiS na zlecenie Hotelu Narvil Conference & Spa na próbie 600 przedsiębiorstw
(w tym 100 mikro i 500 małych, średnich i dużych przedsiębiorstwach).

1 1 1 1 1 1 1 1 1 1
5.0