data publikacji

Oparte na trendach rynkowych statystyki wykazują, iż coraz więcej międzynarodowych koncernów i korporacji, w związku z potrzebą redukcji kosztów działalności i potrzebą usprawnienia systemu obiegu informacji, tworzy własne Centra Usług Wspólnych.

Centra Usług Wspólnych (Shared Services Center) to wydzielone organizacyjnie jednostki, świadczące usługi na rzecz co najmniej kilku jednostek biznesowych, będących klientami wewnętrznymi. 

CUW swoim zasięgiem obejmują już dziś niemalże wszystkie obszary działalności przedsiębiorstwa, począwszy od procesów księgowych, płacowo-kadrowych, informatycznych poprzez usługi prawne aż po zarządzanie łańcuchem dostaw. Oznacza to, iż organizacja pracy w ramach CUW, szczególnie w strukturach międzynarodowych, wymaga między innymi stojącej na najwyższym poziomie organizacji obiegu informacji. To z kolei pociąga za sobą konieczność zastosowania zaawansowanych rozwiązań informatycznych, spełniających postawione przez CUW wymagania.

Zarządzanie i integracja

Firmy posiadające w swoich strukturach Centra Usług Wspólnych zarówno w Polsce, jak i innych krajach świata, z sukcesem korzystają z takich systemów jak na przykład Exact Globe Next oraz Exact Synergy Enterprise. Najlepszym przykładem jest sam Exact, który jako międzynarodowy holding posiadający liczne oddziały w Europie, Ameryce, Azji oraz Australii skutecznie wykorzystuje swój własny produkt, wspierając pracę CUW w obszarach: administracji, rachunkowości i sprawozdawczości finansowej, kontrolingu, kredytów i płatności, kadr i płac, fakturowania, zaopatrzenia oraz wsparcia IT.
Exact Synergy Enterprise – system typu BPM (Business Process Management) – między innymi dzięki rozbudowanemu modułowi do zarządzanie dokumentacją i przepływem zadań integruje pracę całego przedsiębiorstwa. Raz wprowadzone dane widoczne są dla wszystkich posiadających odpowiednie prawa dostępu, inicjują szereg procesów biznesowych na różnych poziomach. Pełna integracja Exact Synergy Enterprise z systemem Exact Globe Next – system klasy ERP (Enterprise Resource Planning) – pozwala z kolei na obsługę każdej ze spółek grupy w zakresie działalności podstawowej, niezależnie od jej lokalizacji.  


Case: wydatki służbowe

Doskonałym przykładem obrazującym model pracy w odniesieniu do Centrów Usług Wspólnych jest występujący w każdej firmie proces rozliczania wydatków, poniesionych przez pracownika na cele służbowe. Pracownik oddziału znajdującego się np. w Europie rozliczając koszty rejestruje je w systemie w postaci dedykowanego w tym celu zadania.
Po wprowadzeniu informacji o poniesionych kosztach kolejnym krokiem procesu jest ich akceptacja. I tutaj ponownie dzięki dostępowi do systemu z poziomu internetu lub dedykowanej aplikacji mobilnej, menadżer przebywający na co dzień w innym kraju dokonuje akceptacji wydatków danego pracownika.
Po etapie akceptacji system przekazuje dane do Centrum Usług Wspólnych, odpowiedzialnego za obszar księgowo-finansowy, które zlokalizowane jest na terenie Azji. Tutaj odbywa się weryfikacja danych oraz ich automatyczna dekretacja w module finansowo-księgowym.
Ostatni krok w procesie to zwrot kosztów, finalizowany w postaci przelewu bankowego na konto danego pracownika. I tutaj swoją rolę odgrywa kolejne CUW, działające w obszarze płatności. Przelew bankowy dokonywany jest drogą elektroniczną na podstawie danych, automatycznie przygotowanych przez system. Powyższy przykład jest tylko jednym z bardzo licznych procesów, realizowanych w oprogramowaniu Exact przy zaangażowaniu Centrum Usług Wspólnych.


Na podstawie własnych doświadczeń jak i doświadczeń klientów firmy Exact posiadających w swoich strukturach CUW, podobnych przykładów z różnych dziedzin działalności firm można by przytoczyć jeszcze wiele – podsumowuje Izabela Górecka-Olejniczak, Senior Business Consultant w firmie Exact.


1 1 1 1 1 1 1 1 1 1
5.0