data publikacji

Duża rotacja pracowników, wysokie koszty zatrudnienia, trudności z pozyskaniem wykwalifikowanej kardy IT - to podstawowe problemy związane z technologiczną stroną funkcjonowania przedsiębiorstwa. Jak im przeciwdziałać? Wystarczy specjalistów „outsourcować” - uważa Bartosz Dziewierski, Dyrektor Działu Usług Outsourcingowych, Qumak S.A.

Outsourcing kadry IT to nowoczesne narzędzie biznesowe, które pozwala czasowo powiększyć zespół informatyczny o dodatkowych specjalistów, bez potrzeby zatrudniania ich na stałe.
Klienci korzystający z takiego rozwiązania, uzyskują zarówno dostęp do wiedzy (know - how) dostawcy, w zakresie pozyskiwania zasobów ludzkich, jak i bazy zweryfikowanych kandydatów, którzy mogą być oddelegowani, do realizowania zadań w organizacji zamawiającego. Powszechną praktyką dostawcy specjalizującego się w outsourcingu, jest utrzymywanie kontaktu z uczelniami wyższymi, realizowanie programów stażowych, opracowywanie testów umiejętności miękkich oraz technicznych. Dodatkowo dysponuje on własnym zespołem, zajmującym się zarówno rekrutacją specjalistów IT, jak i ich przyporządkowywaniem do określonych potrzeb klienta. Dzięki temu, zamawiający otrzymuje kandydatów, których profil kompetencyjny, odpowiada jego zapotrzebowaniu na umiejętności techniczne, a cechy osobowościowe, nie stoją w opozycji do panującej kultury organizacji.

Body leasing, body shopping…

W ramach rozwiązania jakim jest outsourcing specjalistów IT, dostawcy oferują usługi, różniące się między sobą zarówno poziomem skomplikowania, jak i wartością, którą są w stanie przynieść organizacji zamawiającego.
Najbardziej podstawową usługą związaną z outsourcingiem specjalistów IT jest tzw. „zewnętrzne zatrudnienie”, czyli External Employment. W takim przypadku to klient decyduje o wyodrębnieniu ze swojej organizacji, komórki, której zasoby ludzkie zostaną powierzone firmie zewnętrznej, przy czym zaznaczyć należy, że nie dochodzi tu, ani do merytorycznej ingerencji dostawcy w prace przekazanego zespołu, ani do strukturalnej zmiany u zamawiającego. Taka forma outsourcingu specjalistów IT, jest niczym innym, jak przeniesieniem procesu finansowo-kadrowo-administracyjnego do firmy zewnętrznej.
Na nieco bardziej skomplikowaną sytuację, natrafić można, kiedy w organizacji klienckiej, zachodzi potrzeba powiększenia składu osobowego, w związku z jej rozwojem. Najbardziej odpowiednim narzędziem wykorzystywanym do rozwiązywania tak zdefiniowanego problemu, jest tzw. body leasing lub body shopping. Wówczas dostawca zewnętrzny nie tylko odpowiada za procesy znane z „zatrudnienia zewnętrznego”, ale musi także samodzielnie pozyskać takich specjalistów, których kompetencje będą najlepiej odpowiadały zapotrzebowaniu klienta. Podobnie jak w przypadku external employment, dostawca nie ma wpływu na merytoryczną stronę pracy danego specjalisty.
Naturalnym krokiem, jest łączenie body leasingu z outsourcingiem procesów rekrutacyjnych (RPO). Skoro dostawca, stosuje wypracowane i skuteczne metody w celu pozyskiwania personelu, którego umiejętności są dostosowane do specyfiki klienta, jednak robi to tylko w odniesieniu do obszarów outsourcowanych, to dlaczego nie powierzyć mu rekrutacji i selekcji pracowników w skali całej organizacji? Takie działanie optymalizuje zarówno obszar powierzony firmie zewnętrznej, jak i wewnętrzne komórki organizacyjne klienta.
Kolejnym krokiem na drodze ewolucji outsourcingu specjalistów IT w przedsiębiorstwie klienta jest outsourcing całych zespołów projektowych tzw. team leasing. Wówczas dostawca zewnętrzny odpowiada za część bądź wszystkich specjalistów, zebranych w określony pod względem kompetencyjnym zespół projektowy. Bierze również odpowiedzialność za wyznaczony w umowie outsourcingowej efekt prac takiego zespołu. W tym wypadku, przed zespołem dostawcy zewnętrznego stawia się do wykonania konkretnie postawiony, merytoryczny cel, odchodząc od „czynnika ludzkiego”, jako sedna outsourcingu.
Niektórzy klienci decydują się na outsourcing nie tylko zespołów projektowych, ale także całych projektów IT. Dostawca, który przyjmuje takie zlecenie odpowiada wówczas nie tylko za pozyskanie pracowników, ich umiejętności czy zarządzanie ryzykiem rotacji, ale przede wszystkim za realizację danego projektu w ramach zaplanowanego terminu, budżetu i zakresu. Staje się tym samym pełnoprawnym partnerem biznesowym wobec klienta korzystającego z jego usług.

Konsultant help desku i… kierownik projektu?

Outsourcingowi podlegają w głównej mierze stanowiska o mocnym podłożu technicznym lub takie, które kompetencyjnie nie należą do podstawowej działalności klienta – testerzy oprogramowania, administratorzy infrastruktury IT, konsultanci help desku czy programiści. Dość często dostawcy zewnętrznemu, powierza się także outsourcing stanowisk „cross – technologicznych”, takich jak kierownik projektu albo architekt rozwiązań IT. Pomimo dość istotnej roli, jaką pełnią w projektach te stanowiska, zarówno dostawcy jak i klienci są przyzwyczajeni do sytuacji, w której specjaliści z tych dziedzin, należą do grona freelancerów. Są oni wówczas związani z poszczególnymi firmami, jedynie umowami o współpracy.
Warto zauważyć, że to sami kierownicy projektu i architekci rozwiązań IT wpłynęli na zmianę podejścia przedsiębiorstw do zagadnienia outsourcingu swoich stanowisk pracy. Specjaliści ci posiadając techniczną wiedzę i będąc pewnymi swoich umiejętności, w sposób naturalny wybierali bardziej elastyczne, niż umowa o pracę, formy współpracy.

Polska na mapie outsourcingu

Polska stanowi obecnie centrum usług outsourcingowych w Europie Środkowo-Wschodniej. Powodów jest kilka. Przede wszystkim dobrze wykształcona, wielojęzyczna i doświadczona (w wielu wypadkach jest to również doświadczenie międzynarodowe) kadra pracownicza. Dodatkowo specjaliści są otwarci na zmianę lokalizacji pracy oraz przekwalifikowanie. Pomimo tych wszystkich atutów polskich pracowników, koszty ich pracy są wciąż niższe, niż ma to miejsce w krajach Europy Zachodniej czy Ameryki. Między innymi dlatego w takich miastach jak Warszawa, Kraków, a ostatnio także Wrocław czy Katowice, duże koncerny (w szczególności z rynku IT), umiejscawiają swoje centra usług współdzielonych (CUW). Powodem dla którego firmy lokują swoje CUWy w Polsce jest także czynnik kulturowy, w postaci stosunkowo małych różnic w światopoglądzie pracowników polskich i np. hiszpańskich czy amerykańskich. W ten sposób przedsiębiorstwa unikają dodatkowych kosztów związanych z koniecznością dopasowania standardu pracy w danej korporacji, do warunków kulturowych lokalizacji centrum, jak ma to miejsce np. w Indiach czy Chinach. Jak wynikach z danych „Association of Business Service Leaders in Poland” obecnie CUW-y w Polsce skupiają prawie 110 tys. pracowników, przy czym szacowany wzrost rynku w roku 2014, to kolejne 20 proc.

Dla kogo outsourcing?

Z outsourcingu specjalistów IT, korzystają zarówno duże, międzynarodowe firmy, lokując w Polsce centra usług współdzielonych jak i polskie przedsiębiorstwa. Korporacje międzynarodowe skupiają się przede wszystkim na dużych i nieograniczonych terminem końcowym inwestycjach. Natomiast rodzime firmy, skalują outsourcing specjalistów IT zgodnie ze swoimi bieżącymi potrzebami. Oddają więc w ręce dostawcy zewnętrznego albo całe procesy, np. obsługa klienta wewnętrznego (Service Desk, Help Desk), albo ich części np. pisanie scenariuszy testowych w procesie wytwarzania oprogramowania.
Oczywiście zakres outsourcingu może być zróżnicowany i w dużej mierze zależy od działalności prowadzonej przez daną organizację. Dobrym przykładem są firmy z sektora finansowego lub ubezpieczeniowego gdzie niektóre procesy mimo, że nie należą do podstawowej działalności przedsiębiorstwa, nie mogą zostać oddane dostawcy zewnętrznemu. Wynika to z regulacji prawnych obowiązujących w danym państwie. Niemożność outsourcingu danego procesu, może także wynikać z kultury organizacyjnej firmy.
Obecnie największymi klientami usług outsourcingowych są firmy z sektora technologicznego, usług finansowych, ubezpieczeniowego, energetycznego, a także banki i firmy produkcyjne.

Korzyści i zagrożenia

Outsourcing specjalistów IT niesie ze sobą wiele korzyści dla firmy, która zdecyduje się na to rozwiązanie. Przede wszystkim nie musi się ona angażować, w zadania, które nie są związane z jej działalnością podstawową. Dodatkowo ma stały dostęp do rynku specjalistów zewnętrznych. Kolejną korzyścią jest możliwość kompleksowej realizacji merytorycznie zróżnicowanych projektów, a także nabycie autorskich praw majątkowych do wyników pracy outsourcowanych specjalistów. Poza tym współpraca między dostawcą, a klientem opiera się na transparentnych zasadach, wśród których znajduję się m.in. zdefiniowany już na etapie umowy outsourcingowej merytoryczny cel, jaki należy osiągnąć czy też jasny standard rozliczeń. Działanie takie, daje możliwość precyzyjnego i przewidywalnego opracowania budżetu, poprzez dokładne oszacowanie kosztów realizacji danych przedsięwzięć.
Natomiast wśród głównych zagrożeń, na które wskazują klienci znajdują się: utrata jakości świadczonej usługi lub pogorszenie standardu wytwarzanego produktu. Takie ryzyko oczywiście istnieje, jednak najczęściej, jest ono spowodowane dobraniem przez klienta, firmy outsourcingowej, która merytorycznie nie jest przygotowana do przyjęcia takiego zlecenia. Przyczyną może być również złe sformułowanie, ewentualnie nieprzestrzeganie przez klienta umowy outsourcingowej. Te same powody, towarzyszą kolejnemu zagrożeniu wymienianemu przez klientów – pozbyciu się przez firmę, części lub całości procesów należących do jej działalności podstawowej. W tym przypadku przyczyną również może być nieprawidłowo wyodrębnione przez klienta zadanie.
W ogromnej mierze strach przed outsourcingiem spowodowany jest więc niewłaściwym wykorzystaniem tego narzędzia lub niezrozumieniem zasad jego funkcjonowania. 

Outsourcing i optymalizacja kosztów

Outsourcing pracowników IT został stworzony z myślą o optymalizacji kosztowej, która mogłaby nastąpić w organizacji klienta wykorzystującego to narzędzie. Należy jednak zauważyć, że zarówno rodzaj, jak i wielkość optymalizacji, zależy głównie od skali zastosowanego rozwiązania outsourcingowego. W przypadku outsourcingu o mniejszym stopniu zaawansowania, optymalizacja kosztowa (zarówno oszczędności, jak i utrzymanie budżetów na tym samym poziomie) jest widoczna przede wszystkim w zakresie back office’u klienta. Chodzi tu o obszar kadr, księgowości i administracji. Zazwyczaj koszty tych działów pozostają takie same, mimo zwiększenia zarówno ilości realizowanych projektów, jak i zaangażowanych w te realizacje pracowników (body leasing/body shopping). Natychmiastowa optymalizacja kosztów możliwa jest natomiast w przypadku External Employment, a więc zewnętrznego zatrudniania. Wówczas utrzymywanie większości wewnętrznych działów kadrowo-płacowych traci sens, gdyż ich kompetencje przejmowane są przez firmę zewnętrzną.
W przypadku skorzystania z rozwiązania, w którym merytoryczną odpowiedzialność za prace określonych specjalistów przejmuje firma zewnętrzna, dodatkowa optymalizacja kosztów następuje w odniesieniu do sprzętu i licencji, które niezbędne są do wytworzenia określonego produktu lub osiągnięcia zdefiniowanego efektu, a których klient nie musi ich już pozyskiwać. Jeśli natomiast usługa świadczona jest poza siedzibą klienta, optymalizacji podlegają także powierzchnia biurowa, koszty wyposażenia stanowisk pracy oraz zaplecza socjalnego.

 


Outsourcing specjalistów IT to dla firm szansa na rozwój, dzięki współpracy z wykwalifikowanymi specjalistami. Jednocześnie mogą one zoptymalizować koszty, które ponoszą na utrzymanie swojej kadry. Warto więc, aby przedsiębiorstwa korzystały z tego rozwiązania tym bardziej, że oferta dostawców jest zróżnicowana i na bardzo wysokim poziomie, dzięki czemu klienci mogą wybierać usługi dopasowane do swoich potrzeb.

 

1 1 1 1 1 1 1 1 1 1
4.5