data publikacji

Jak skutecznie obniżyć koszty wydruku dokumentów w firmie?


Nieodpowiednio dobrany sprzęt, złe nawyki pracowników oraz brak znajomości przepisów prawnych - to zaledwie kilka powodów, dla których kosztu wydruku dokumentów w firmach są wysokie. Polskie firmy drukują niemało. Jak wynika z raportu KPMG pt. „Wykorzystanie papieru w przedsiębiorstwach działających w Polsce”, przedsiębiorstwa zużywają miesięcznie ponad 11 milionów ryz papieru A4, co stanowi ponad 5,5 miliarda kartek. Firmy nadal nie posiadają wystarczającej wiedzy o tym, jak ograniczyć liczbę drukowanych dokumentów. Optymalizacja kosztów wydruku może w znaczny sposób obniżyć firmowe wydatki.

Po pierwsze: analiza

Każde przedsiębiorstwo, któremu zależy na zoptymalizowaniu kosztów wydruku, powinno najpierw przeprowadzić ich analizę. Profesjonalny audyt rozpoczyna się od oszacowania wydatków, które firma ponosi na wykonywane wydruki. Jednocześnie określana jest liczba oraz rodzaj drukowanych dokumentów – ich rozmiar i format. Następnie na podstawie takiej analizy dokonywany jest wybór urządzeń, ich liczba oraz typ. Po wyselekcjonowaniu odpowiedniego sprzętu wdrożona zostaje wspólnie wybrana strategia dotycząca urządzeń, a także materiałów eksploatacyjnych. Oprócz tego pracownicy firmy przechodzą odpowiednie szkolenie. Ostatnim etapem jest zarządzanie nowo przyjętym modelem i jego ewentualne modyfikacje, mające na celu wypracowanie najbardziej efektywnego systemu.

Dobre zwyczaje i trafne pytania

Dokonanie analizy kosztów wydruku i wprowadzenie nowej strategii jest skuteczną metodą obniżania wydatków na wydruki w przedsiębiorstwie. Wymaga ona jednak od firmy inwestycji przede wszystkim w nowy sprzęt.
Co mają więc zrobić firmy, które nie posiadają wystarczających środków na takie działanie? Dużo daje zmiana nawyków pracowników. Jak wynika z badania KPMG, w polskich firmach marnowanych jest ponad 8 proc. wydruków, co oznacza stratę ok. 50 kartek papieru A4 na osobę miesięcznie. Główną przyczyną tej sytuacji jest drukowanie jednostronne zamiast dwustronnego. Z kolei wydruki w kolorze powinny być wykonywane tylko wtedy, kiedy jest to naprawdę konieczne. Ważną kwestią jest również formatowanie dokumentów przed wydrukiem – zmniejszanie marginesów, czcionki czy interlinii.
Jednak przede wszystkim przed dokonaniem wydruku powinniśmy sobie zadać sobie pytanie: Czy muszę to drukować? Dobrą motywacją dla pracowników jest uświadomienie im, jakie są koszty wykonywanych przez nich wydruków i zastosowanie optymalnych limitów ich liczby. Dzięki temu może okazać się, że wiele dokumentów wcale nie wymaga drukowania czy kopiowania, ponieważ np. poprawki na tekście można nanieść w programie Word w trybie widocznych zmian albo dany dokument wystarczy zeskanować i zachować w wersji elektronicznej.

Technologie? Bez obawy!

Właśnie stosowanie wersji elektronicznej dokumentów może stanowić podstawę optymalizacji kosztów wydruku. Obecnie kontakt mailowy jest jednym z głównych sposobów komunikacji. Firmy powinny więc możliwie jak najwięcej dokumentów dostarczać tą drogą. Aby uniknąć ryzyka ingerencji w przesyłane informacje, mogą stosować takie programy jak PDF Creator, który jest prostą w obsłudze wirtualną drukarką.
Warto także, żeby przedsiębiorstwa korzystały z nowoczesnych rozwiązań technologicznych. Od niedawna na rynku dostępne są np. e-drukarki. Nie wykonują one wydruków przy użyciu tradycyjnego papieru. „Wydrukiem” jest wyświetlany na ekranie dotykowym dokument. Czas jego wykonania jest znacznie krótszy, niż w przypadku tradycyjnej drukarki. Następnie dokument można dowolnie edytować np. nanieść notatki czy złożyć podpis, i przesłać z powrotem do komputera lub zachować w pamięci urządzenia. E-drukarki nie podświetlają obrazu, dzięki czemu zużywają małą ilość prądu i nie męczą oczu, nie wymagają one zakupu drogiego sprzętu, tonerów oraz papieru. Oznacza to nie tylko większe oszczędności w firmowym budżecie, ale również więcej wolnej powierzchni biurowej - podsumowuje Michał Pertek, Product Manager marki Gembird.


Aby móc w pełni korzystać z zaawansowanych technologicznie rozwiązań, firmy powinny również być świadome obowiązujących przepisów prawnych. Wciąż wiele z nich nie korzysta np. z podpisu elektronicznego, który obowiązuje w Polsce już od 2001 roku. Dokumenty opatrzone takim podpisem są tak samo ważne, jak te podpisane ręcznie. Dotyczy to zarówno umów biznesowych oraz handlowych, jak i dokumentów przesyłanych do ZUS czy Urzędu Skarbowego. Warto również, aby przedsiębiorstwa śledziły zmiany w przepisach. Od roku można np. wysyłać kontrahentom faktury na skrzynkę mailową. Wystarczy tylko podpisać z nimi porozumienie.


1 1 1 1 1 1 1 1 1 1
5.0